La Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic, impulsa l'ús de la factura electrònica i crea el registre comptable, a fi d'agilitzar els procediments de pagament al proveïdor i donar certesa de les factures pendents de pagament existents. Aquesta Llei ha estat desenvolupada, amb caràcter bàsic, por l'Ordre HAP/492/2014, de 27 de març, per la que es regulen els requisits funcionals i tècnics del registre comptable de factures de les entitats de l'àmbit d'aplicació de la Llei , i per l' Ordre HAP/1074/2014, de 24 de juny, per la que es regulen les condicions tècniques i funcionals que ha de reunir el Punt General d'Entrada de Factures Electròniques.

D'altra banda, la Generalitat de Catalunya ha dictat l'Ordre ECO/306/2015, de 23 de setembre, per la qual es regula el procediment de tramitació i anotació de les factures en el Registre comptable de factures en l'àmbit de l'Administració de la Generalitat de Catalunya i el sector públic que en depèn, que pot ser presa com a referència.

Tot i que la Universitat aplica la nova legislació des de la seva entrada en vigor, es considera necessari substituir la resolució que regulava fins ara la factura electrònica a la Universitat i adoptar una nova resolució que s'adapti a les citades normatives relacionades amb la factura electrònica.

És per això que, en ús de les competències que m'atorga l'article 52 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra i 51 i següents de l'acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra,

HE RESOLT:

Article 1. Objecte

Aquesta resolució té per objecte regular la recepció de factures electròniques a la Universitat Pompeu Fabra. La factura electrònica és el document, amb efectes fiscals, emès pel proveïdor per mitjans electrònics, que reemplaça el document físic en paper, amb el mateix valor legal i amb totes les condicions de seguretat necessàries.

Article 2. Condicions de la factura electrònica

1. Les condicions perquè la factura electrònica sigui reconeguda per la UPF com equivalent a la factura en paper són que:

a) el format electrònic de factura sigui en format Factura-e;

b) la transmissió sigui per mitjans electrònics;

c) el format electrònic i la transmissió electrònica, garanteixi la integritat del seu contingut i l'autenticitat del seu origen mitjançant firma electrònica reconeguda.

2. No tindrà el tractament de factura electrònica, aquella que sigui tramesa amb document PDF mitjançant correu electrònic.

Article 3. Obligatorietat d'ús de la factura electrònica

1. D'acord amb el que preveu la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic, tots els proveïdors que en el marc d'una relació contractual hagin lliurat béns, prestats serveis i/o executat obres per a la Universitat Pompeu Fabra podran expedir i remetre factura electrònica (format Factura-e).

2. Estan obligats a facturar electrònicament tots els proveïdors que hagin entregat béns o prestat serveis a la UPF des del 15 de gener de 2015 i en concret, d'acord amb el que disposa l'article 4 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic:

- Societats anònimes.

- Societats de responsabilitat limitada.

- Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola.

- Establiments permanents i sucursals d'entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableixi la normativa tributària.

- Unions temporals d'empreses.

- Agrupació d'interès econòmic i altres supòsits previstos a la Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic.

Article 4. Punt general d'entrada de factures electròniques

1. El punt general d'entrades de factures de la UPF és el Portal de factura electrònica de la Generalitat (e-FACT del Consorci d'Administració Oberta de Catalunya), adherit al de l'Administració General del Estat (FACe).

2. El punt general d'entrades de factures de la UPF és accessible des de la Seu electrònica de la UPF.

Article 5. Requeriments de les factures

1. La Universitat Pompeu Fabra està adherida al Directori Comú d'Unitats Orgàniques i Oficines (DIR3) amb el codi U03900001.

La Secretaria General publicarà i mantindrà actualitzada a la Seu electrònica la llista dels codis DIR3 amb l'objectiu que els proveïdors utilitzin aquests codis quan presentin les factures a la Universitat.

2. Els requisits que ha de contenir la factura per que sigui considerada com a tal són els següents:

- Número de factura.

- Data d'expedició de la factura.

- Dades fiscals de l'emissor i de la Universitat Pompeu Fabra -com a destinatària- (nom/raó social, NIF/CIF, adreça).

- Concepte detallat (servei/bé que s'ha lliurat).

- Desglossament de l'import: base imposable i impostos (IVA i/o IRPF).

En el supòsit que l'operació estigui exempta d'IVA, s'haurà d'incloure a la factura una referència als preceptes de la normativa aplicable que permeti aquest fet.

En el supòsit que el proveïdor que factura a la Universitat pugui aplicar, d'acord amb la normativa aplicable, una retenció del IRPF reduït, caldrà que presenti el document que acrediti aquesta reducció.

3. Cada factura haurà d'incloure un identificador de referència que la unitat gestora de la despesa li comunicarà al proveïdor amb caràcter previ a l'emissió del document. Es faculta al Servei de Pressupostos i Finances per retornar les factures que no incloguin aquest identificador, a fi i efecte que el proveïdor pugui esmenar aquest defecte.

4. Els plecs de clàusules administratives de totes les licitacions i concursos que publiqui la Universitat han d'indicar la codificació prevista a l'apartat 1 d'aquest article, que serà indispensable per a la remissió de totes les factures electròniques.

5. A efectes del seu tractament en el punt general d'entrada de factures electròniques eFACT, les factures s'ajustaran, quant al format estructurat i signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut i segell electrònic, d'acord amb allò disposat a l'article 5 i a la disposició addicional segona de la Llei 25/2013, del 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic.

Article 6. Registre de factures

1. Les factures electròniques i les factures en paper es registren en el registre general d'entrades i sortides de la UPF.

2. Ulteriorment el Servei de Pressupostos i Finances les registra en el Registre comptable de factures.

Article 7. Òrgans competents per a la gestió del registre comptable de factures i la tramitació de les factures

1. La gestió de la factura electrònica i el Registre comptable de factures és responsabilitat del Servei de Pressupostos i Finances de la Universitat.

2. El Servei d'Informàtica serà el responsable tècnic del manteniment, disponibilitat i seguretat del Registre comptable de factures.

Article 8. Consulta de l'estat de les factures

1. La Universitat garanteix l'accés per part dels proveïdors, a la informació de l'estat de la tramitació de la factura en temps real a la Seu electrònica de la UPF.

2. Les factures presentades en format electrònic a través del punt general d'entrades de factures de la UPF produeix una entrada automàtica en el registre general d'entrades i sortides de la Universitat, proporcionant al proveïdor un justificant de recepció electrònic amb acreditació de la data i hora de presentació.

Article 9. Arxiu i custòdia

1. La conservació de les factures i dels documents adjunts, juntament amb la signatura generada o validada d'acord amb el que estableixi la normativa vigent en la matèria, ha de garantir l'accés al document factura. També s'ha de garantir la impressió de les factures després de verificar-ne la signatura i que permetin aquesta verificació amb el document original electrònic.

2. La conservació de factures en suport electrònic es portarà a terme d'acord amb el què estableix la normativa reguladora de les obligacions de facturació i amb totes les garanties d'integritat, disponibilitat, autenticitat, confidencialitat i conservació que siguin d'aplicació.

Disposició derogatòria

Es deroga la resolució del rector de 17 de febrer del 2012 sobre facturació electrònica a la Universitat Pompeu Fabra.

 

Jaume Casals Pons

Rector

Barcelona, 14 de febrer del 2017