Acord de la Junta de Govern de 2 de desembre de 1999 modificat per acord de Consell de Govern de 13 de juliol del 2022

Exposició de motius

La Universitat Pompeu Fabra, d'acord amb l'article 4 dels seus Estatuts, expressa la voluntat d'assolir, entre altres objectius, la major qualitat en la prestació dels seus serveis. En aquest marc, i des de gairebé els inicis de la pròpia Universitat, es va estructurar el sistema de gestió dels documents i dels arxius per donar una resposta efectiva a les necessitats administratives emergents i, també, per donar compliment a la legislació vigent sobre la documentació i els arxius públics.

Com a conseqüència del desenvolupament de l'estructura acadèmica i administrativa de la Universitat, s'ha produït un augment considerable del volum documental i les operacions relacionades amb la documentació s'han diversificat cada cop més en noves àrees d'actuació. Per aquests motius, s'ha considerat convenient fixar els mecanismes que permetin organitzar els documents amb criteris d'eficiència i d'economia administrativa; assegurar el control, la consulta i l'accés a la documentació amb garanties suficients per a la protecció de les dades personals; procedir a l'avaluació i a la tria dels documents susceptibles de ser conservats o eliminats, i totes aquelles altres operacions que es derivin de la normativa present.

Sense perjudici de l'autonomia universitària, aquest reglament es fonamenta en la normativa general sobre la documentació i els arxius de les administracions públiques amb les adaptacions necessàries a l'organització de la Universitat.

 

Capítol primer: Disposicions generals

Article 1.- Objectiu del reglament

1.1. L'objectiu d'aquest reglament és regular la gestió dels documents i determinar el funcionament de l'Arxiu Administratiu de la Universitat Pompeu Fabra, amb la finalitat de donar compliment a la legislació vigent sobre documents i arxius públics, i alhora, posar a la disposició de tota la comunitat universitària i del ciutadà en general la documentació amb les garanties legalment establertes.

1.2. Aquest reglament estableix els mecanismes corresponents a les diferents fases de la gestió dels documents, la seva custòdia, l'avaluació i l'accés a la documentació, d'acord amb les normes i els procediments aprovats per la Universitat.

 

Article 2.- Objecte d'aplicació

2.1. Constitueixen l'objecte d'aplicació d'aquest reglament els documents produïts o rebuts per la Universitat Pompeu Fabra, qualsevol que sigui el seu suport físic i material, els arxius dels serveis i unitats acadèmiques i administratives i l'Arxiu Administratiu de la Universitat.

2.2. Als efectes d'aquest reglament, s'entén per document de la Universitat Pompeu Fabra tota expressió en llenguatge oral, escrit, d'imatges o de sons, natural o codificat, recollida en qualsevol mena de suport material, i qualsevol altra expressió gràfica que constitueixi un testimoni de les funcions i les activitats de la Universitat.

 

Article 3.- Del patrimoni documental

3.1. Es considera patrimoni documental de la Universitat Pompeu Fabra el conjunt de documents produïts i rebuts per:

a) Els diferents òrgans de govern col·legiats i unipersonals d'àmbit general o particular de la Universitat;

b) Els òrgans i unitats administratives de la Universitat;

c) Les persones físiques al servei de la Universitat en exercici de les seves funcions docents i de la recerca;

d) Les institucions o organismes promoguts per la Universitat, si així es preveu en els seus estatuts o en el conveni de col·laboració amb la UPF.

3.2. La documentació generada i rebuda per les persones en exercici de les seves funcions acadèmiques o administratives a la Universitat, forma part del patrimoni documental universitari i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. Quan finalitzi l'exercici de les seves funcions específiques desenvolupades o de les tasques de representació assumides, la documentació haurà de romandre a la secretaria corresponent o bé haurà de ser transferida directament a l'Arxiu Administratiu.

3.3. En resten excloses les obres de creació i d'investigació editades i totes aquelles que, per la seva naturalesa, formen part del patrimoni bibliogràfic.

 

Capítol segon: L'estructura del sistema d'arxius

Article 4.- Tipus d'arxius

En aplicació d'aquest reglament, la documentació es conservarà, segons la data de la seva producció o recepció i el seu nivell d'utilització, en els arxius de gestió i en l'Arxiu Administratiu de la UPF.

 

Article 5.- Els arxius de gestió

5.1. Els arxius de gestió són el conjunt de documents i expedients actius ubicats a les diferents unitats, com a conseqüència de les funcions i activitats que els són pròpies, i que s'utilitzen per a la tramitació i la referència de les actuacions dels diferents serveis i unitats acadèmiques i administratives.

5.2. Així mateix, els arxius de gestió són les unitats que exerceixen les funcions de control, descripció i custòdia de la documentació en la seva fase activa, mitjançant l'aplicació dels mètodes i tècniques inclosos en el sistema general de gestió dels documents de la UPF.

5.3. En aquesta etapa de producció, recepció i tramitació dels documents i dels expedients que són resultat de la gestió administrativa, docent o de la recerca, el personal adscrit a l'arxiu de gestió aplicarà els mètodes uniformes del tractament documental.

5.4. L'Arxiu Administratiu determinarà, d'acord amb l'estructura orgànica de la UPF, el nombre d'arxius de gestió per servei i unitat acadèmica i administrativa, així com els usuaris que tindran accés al sistema informàtic de gestió dels documents i dels arxius, amb les funcions corresponents.

5.5. En extingir-se un servei o unitat de caràcter acadèmic o administratiu, amb els seus corresponents arxius de gestió, l'Arxiu Administratiu coordinarà el seu traspàs a la unitat superior que aplegui les seves funcions o, en cas que un servei o unitat s'extingeixin sense que es traspassin les seves funcions, es transferirà tota la documentació a l'Arxiu Administratiu.

5.6. La documentació romandrà a l'arxiu de gestió durant el període establert per la regla de conservació i eliminació de cada sèrie documental, fins que la documentació esdevingui semiactiva, moment a partir del qual haurà de ser transferida a l'Arxiu Administratiu.

5.7. A cada arxiu de gestió hi haurà un coordinador que desenvoluparà les tasques pròpies de l'aplicació i el manteniment del sistema de gestió dels documents administratius i les que se'n derivin, d'acord amb les instruccions i els criteris generals establerts per l'Arxiu Administratiu, sens perjudici de la responsabilitat que correspongui al cap de la unitat.

 

Article 6.- L'Arxiu Administratiu

6.1. L'Arxiu Administratiu està constituït pel conjunt de documents i d'expedients de qualsevol naturalesa o suport, produïts o rebuts per la Universitat o per qualsevol persona que hi estigui adscrita, en exercici de les seves funcions, que en acabar la seva tramitació administrativa són transferits al dipòsit dels documents semiactius, amb la finalitat de conservar-los pel seu valor administratiu, informatiu o legal.

6.2. Així mateix, l'Arxiu Administratiu és una unitat de caràcter administratiu, adscrita a la Secretaria General de la Universitat, especialitzada en el tractament i la gestió dels documents, en la seva custòdia i en la seva accessibilitat a tots els membres de la comunitat universitària.

 

Article 7.- Funcions de l'Arxiu Administratiu

Corresponen a l'Arxiu Administratiu les funcions següents:

a) Elaborar i proposar els mecanismes, les operacions i els procediments del sistema de gestió dels documents administratius per fer efectiva la seva implantació, en els termes expressats al capítol segon del reglament present.

b) Proposar al secretari general la normativa referent a la documentació i als arxius administratius de la Universitat que desenvolupi el reglament present.

c) Elaborar els instruments de descripció que assegurin el control, l'accés i la recuperació ràpida i eficient de la informació en qualsevol fase del seu cicle de vida i en qualsevol unitat.

d) Avaluar la documentació per tal de fer la proposta de conservació o d'eliminació a la Comissió d'Arxius de la UPF.

e) Custodiar la documentació provinent dels arxius de gestió per tal de conservar-la amb les condicions de seguretat i preservació més adients.

f) Garantir l'accés i la consulta dels documents custodiats a l'Arxiu Administratiu a tots els membres de la comunitat universitària i als ciutadans en general, i gestionar el préstec intern de documentació, d'acord amb la normativa general i amb els procediments establerts en aquest reglament.

g) Proposar i impartir accions de formació per als usuaris dels arxius de gestió, amb la col·laboració de la Unitat de Formació.

h) Proposar les mesures de seguretat per a la protecció dels documents essencials i confidencials de la Universitat i vetllar per la seva correcta aplicació.

i) Fer el seguiment i coordinar la implementació del sistema informàtic per a la gestió dels documents administratius i dels arxius, així com fer les propostes pertinents per a la seva millora.

j) Estudiar i proposar criteris tècnics per al tractament i la conservació dels arxius i dels documents electrònics de la Universitat, que assegurin la seva preservació i consulta en les condicions establertes.

 

Capítol tercer: La Comissió d'Arxius

Article 8.- Naturalesa de la Comissió d'Arxius

La Comissió d'Arxius de la Universitat Pompeu Fabra és un òrgan col·legiat amb funcions d'assessorament en matèria de documents administratius, acadèmics i de recerca, així com també dels arxius en general.

 

Article 9.- Composició de la Comissió d'Arxius

9.1.La Comissió d'Arxius de la UPF està composta per:

a) El/La secretari general de la Universitat, que la presideix.

b) El/La vicegerent competent en matèria d'organització o persona en qui delegui.

c) El/la cap de l'Oficina d'administració electrònica

d) El/La responsable de l'Arxiu, que actua com a secretari/ària.

9.2. La Comissió podrà convocar temporalment determinats membres de la comunitat universitària, amb la finalitat d'informar quan el tema que s'hagi de tractar ho requereixi.

Article modificat per acord de Consell de Govern de 13 de juliol del 2022

Article 10.- Funcions de la Comissió d'Arxius de la UPF

Són funcions de la Comissió d'Arxius de la UPF:

10.1. Estudiar i proposar les actuacions principals en l'àmbit de la gestió dels documents i dels arxius administratius de la Universitat.

10.2. Informar, si escau, les propostes de normatives que desenvolupin el reglament present, a proposta del secretari general de la Universitat.

10.3. Informar les propostes de tractament integrat dels documents i d'implementació de programes especials.

10.4. Informar, d'acord amb la legislació vigent i amb els criteris que la mateixa Comissió aprovi, les propostes de regles de conservació i d'eliminació dels documents, atès el seu valor administratiu, legal, fiscal i testimonial de les activitats de la Universitat.

10.5. Proposar, d'acord amb la normativa general d'accés a la documentació pública, els terminis de consulta d'algunes sèries documentals i els graus de confidencialitat per a certs documents.

10.6. Estudiar les propostes de protecció dels documents essencials i confidencials de la Universitat, per adoptar les mesures de conservació i de gestió més adients.

 

Capítol quart: La gestió dels documents

Article 11.- El sistema de gestió dels documents

11.1. La gestió dels documents de la Universitat és el conjunt d'operacions i tècniques relatives a la concepció, al desenvolupament, a la implantació i a l'avaluació dels sistemes administratius i arxivístics necessaris, des del moment de la creació o la recepció dels documents fins a la seva destrucció o conservació definitiva.

11.2. El sistema de gestió dels documents té com a finalitat la unificació del tractament i la recuperació de la documentació i incideix sobre tota la documentació a què fa referència l'article 3, en el seu apartat 1.

11.3. Els components essencials que integren el sistema de gestió dels documents de la Universitat Pompeu Fabra són el quadre de classificació, el calendari de conservació i eliminació, i el repertori d'expedients i documents; les característiques principals d'aquests components són la seva uniformitat i funcionalitat.

11.4. Als efectes d'integrar tots els components esmentats, la gestió dels documents es fonamenta en la implementació d'un sistema informàtic general, d'aplicació descentralitzada per a tots els serveis i unitats acadèmiques i administratives.

 

Article 12.- Administració dels components

12.1. L'Arxiu Administratiu és el responsable d'elaborar, revisar i mantenir el quadre de classificació corporatiu de la Universitat, amb la finalitat d'implantar un sistema únic de classificació dels documents.

12.2. Correspon a l'Arxiu Administratiu l'establiment dels mètodes de recuperació i dels instruments de descripció més adients per tal que la documentació estigui convenientment controlada i a disposició dels usuaris per a la seva consulta.

12.3. L'aprovació de les regles de conservació i eliminació dels documents és una competència de la Comissió d'Arxius de la Universitat, i qualsevol actuació individual d'algun membre o unitat de la comunitat universitària es consideraran al marge de les accions establertes en el reglament present.

12.4. Les transferències de documents dels arxius de gestió a l'Arxiu Administratiu s'efectuen d'acord amb les regles de conservació i d'eliminació, contingudes en el calendari, i d'acord amb la normativa específica que regularà aquesta operació.

12.5. Amb caràcter general, la documentació haurà de transferir-se a l'Arxiu Administratiu en els terminis previstos, inclosos en les regles de conservació i d'eliminació corresponents.

12.6. Igualment, els documents i els arxius electrònics i audiovisuals hauran de transferir-se a l'Arxiu Administratiu en les condicions establertes, així com els programaris corresponents, que permetin la seva conservació, recuperació i consulta.

 

Article 13.- La preservació del documents

13.1. L'Arxiu Administratiu vetllarà per la conservació i la protecció de la documentació dipositada en les seves instal·lacions en les condicions ambientals i de seguretat més adequades. A aquests efectes proposarà la utilització de materials especials i dels sistemes de protecció més adients.

13.2. S'establiran les mesures oportunes a fi de protegir i de preservar els documents essencials de la Universitat.

13.3. L'Arxiu Administratiu disposarà dels mitjans necessaris per garantir la conservació i l'arxivament dels documents electrònics, d'acord amb els estàndards que assegurin la seva perduració física i tecnològica.

 

Capítol cinquè: L'accés a la documentació

Article 14.- Principis generals

L'accés i la consulta a la documentació es garanteix de conformitat amb el que disposa el reglament present i amb els principis generals sobre l'accés a la documentació que regeixen a l'administració pública, sens perjudici de les restriccions definides en la llei o les que es puguin establir per raons de conservació.

 

Article 15.- Objecte de l'accés a la documentació

Es consideren en tota la seva extensió la consulta d'expedients i documents, tant pel que fa als expedients corresponents als procediments en tramitació als arxius de gestió com a l'accés als expedients custodiats a l'Arxiu Administratiu, en tots dos casos d'acord amb els procediments administratius establerts i amb la legislació vigent.

 

Article 16.- Condicions per a les consultes

L'accés dels ciutadans a la documentació es realitzarà mitjançant consulta directa i gratuïta en les instal·lacions de l'Arxiu Administratiu, en els espais habilitats a l'efecte i dins l'horari de consulta establert, o bé mitjançant la sol·licitud i el lliurament de fotocòpies de la documentació consultada, a càrrec del sol·licitant.

 

Article 17.- Procediments

L'Arxiu Administratiu posarà a disposició dels serveis i unitats de la UPF la consulta i el préstec de la documentació tan bon punt aquesta sigui transferida, tant si es tracta de la consulta directa a les dependències de l'Arxiu Administratiu com de la sol·licitud de préstec per part dels serveis i de les unitats acadèmiques i administratives, segons el procediment següent:

a) Les peticions de consulta o de préstec dels documents sol·licitats es formalitzaran mitjançant el formulari establert.

b) Pel que fa a la consulta i al préstec d'expedients produïts per un altre servei o unitat diferents del sol·licitant, es requerirà una autorització expressa del cap de servei o unitat productora.

c) La sol·licitud de consulta i de préstec de documents s'ajustarà als procediments i a les característiques establertes; el seu incompliment podrà ser motiu de desestimació de la sol·licitud esmentada.

d) Els expedients retornats hauran de mantenir les mateixes característiques d'ordenació, integritat i conservació en les quals hagin estat lliurades a la unitat sol·licitant per a la seva consulta. En cas contrari, no se'n acceptarà la devolució fins que es considerin restituïts l'ordre i les condicions que tenien en el moment del seu lliurament.

e) El termini ordinari del préstec de documents es fixa en un mes, prorrogable tantes vegades com es consideri necessari mitjançant les sol·licituds corresponents. Fins i tot, en cas necessari, se'n podrà sol·licitar el retorn a l'oficina productora, si es creu convenient. En cap cas el préstec no es considerarà indefinit.

f) Els préstecs sempre s'efectuaran a partir d'expedients sencers; mai no se serviran parts d'expedients o documents solts d'una unitat documental.

g) La documentació en préstec no sortirà dels serveis i de les unitats acadèmiques i administratives de la Universitat, per raons de seguretat i de conservació, llevat dels expedients que siguin sol·licitats per l'Administració de Justícia o per un organisme públic, sempre que se'n dipositi una còpia a l'Arxiu Administratiu.

 

Article 18.- Accés als dipòsits de documents

Els usuaris no podran accedir lliurement als dipòsits de la documentació, llevat que obtinguin una autorització expressa per accedir-hi, i l'accés a l'àrea esmentada queda restringit al personal de l'Arxiu Administratiu.

 

Article 19.- La consulta de treballs i de tesis

La consulta dels treballs inèdits de recerca dels projectes docents, de les tesis doctorals i de qualsevol altre treball d'un autor o d'un grup d'investigadors haurà de formalitzar-se d'acord amb els procediments establerts per la Comissió d'Arxius de la UPF.

 

Article 20.- La reproducció de documents

Qualsevol persona o entitat poden obtenir una reproducció, amb el pagament previ de les exaccions que estiguin reglamentàriament establertes, dels documents dipositats a l'Arxiu Administratiu, exceptuant-ne aquells als quals l'accés estigui restringit per la legislació vigent.

 

Disposicions finals

Primera. Aquest reglament entrarà en vigor en el moment que sigui aprovat per la Junta de Govern de la Universitat.

Segona. S'autoritza el secretari general perquè adopti les mesures adients per a l'ampliació i el desenvolupament d'aquest reglament, un cop escoltada, si escau, la Comissió d'Arxius de la UPF.

 

ANNEX - Definicions complementàries

Als efectes d'aquest reglament, s'utilitzen els conceptes que es relacionen a continuació amb el sentit que s'indica:

Accés

Dret reconegut als ciutadans de disposar dels documents i dels arxius públics per a la seva consulta, segons el grau de confidencialitat establert per a cada sèrie documental i mitjançant uns procediments determinats.

Calendari de conservació i d'eliminació

Instrument que conté el conjunt de les regles de conservació i d'eliminació establertes per a cadascun dels expedients i dels documents en les diferents fases del seu cicle de vida.

Cicle vital

Períodes d'evolució dels documents, caracteritzats per la seva freqüència i pel tipus d'utilització, que es concreten en tres fases: activa, semiactiva i inactiva.

Dipòsit d'arxiu

Lloc on es conserven els documents semiactius i inactius que els serveis i les unitats acadèmiques i administratives de la UPF han transferit a l'Arxiu Administratiu, a fi que puguin continuar essent utilitzats per a la consulta.

Document (expedient) actiu

Document o expedient que és utilitzat correntment amb finalitats administratives, financeres, acadèmiques o legals.

Document (expedient) essencial

Document o expedient indispensable per al funcionament de la Universitat (actes d'òrgans de govern, actes de notes, expedients d'estudiants i tots aquells documents o expedients que rebin aquesta consideració) i que asseguraria la continuïtat de les seves activitats després d'un desastre.

Document (expedient) semiactiu

Document o expedient que s'utilitza ocasionalment amb finalitats administratives, financeres, acadèmiques o legals.

Document (expedient) inactiu

Document o expedient que ja no s'utilitza més amb finalitats administratives, financeres, acadèmiques o legals, però que pot ser utilitzat amb finalitats de referència o d'estudi.

Expedient

Conjunt de documents relatius a un mateix assumpte o activitat, la naturalesa del qual serà reglada quan està subjecte a un procediment administratiu.

Quadre de classificació

Estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix les diferents funcions i activitats de la Universitat i que permet la identificació i l'agrupació dels documents en les sèries corresponents.

Regla de conservació i d'eliminació

Indicatiu que assenyala els períodes d'utilització, els suports i els llocs de conservació dels documents i dels expedients i en determina la conservació o l'eliminació durant tot el cicle de vida.

Repertori

Llista del conjunt dels expedients i dels documents administratius. És l'instrument on consten els elements descriptius (número de registre; codi i títol de classificació; arxiu de gestió; localització, etc.) dels expedients i dels documents administratius.

Sèrie

Conjunt d'expedients d'una mateixa naturalesa que té una unitat i una coherència en si mateix, com a resultat d'una funció o d'una activitat concreta.

Transferència

Operació relativa al traspàs físic i legal de la custòdia dels expedients i dels documents dels diferents serveis i unitats acadèmiques i administratives a l'Arxiu Administratiu de la Universitat, d'acord amb la regla de conservació i d'eliminació corresponent per a cada sèrie documental.