L’article 13 de la Llei 26/2010, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, regula el règim jurídic dels òrgans col·legiats. L’apartat 2 de l’article 13 estableix que el funcionament dels òrgans col·legiats i les comunicacions i la documentació corresponents poden tenir lloc de manera presencial, a distància o de manera mixta, i mitjançant qualsevol suport, de conformitat amb el que estableix aquesta llei. No obstant això i segons el que preveu l’article 13.1, aquest precepte s’aplica en defecte d’una regulació pròpia dels òrgans col·legiats.

El títol II del Reglament d’ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra, aprovat per acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, regula l’ús d’aquests mitjans en els òrgans col·legiats de la Universitat. L’article 7.3 d’aquest reglament disposa que el desenvolupament de les sessions dels òrgans col·legiats s’ha de dur a terme, de manera preferent, presencialment. Aquest mateix article preveu que les sessions d’aquests òrgans es poden desenvolupar virtualment i a distància, i de manera mixta, si ho preveu el reglament de funcionament de l’òrgan.

La possibilitat que deixa oberta l’article 7.3 per celebrar sessions a distància no ha estat utilitzada en els reglaments de funcionament dels òrgans col·legiats de la Universitat.

La Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de Règim Jurídic del Sector Públic, estableix en el seu article 17 que tots els òrgans col·legiats es podran constituir, convocar, celebrar les seves sessions, adoptar acords i remetre les actes tant de forma presencial com a distància, llevat que el seu reglament intern reculli expressament i excepcionalment el contrari. Malgrat aquesta previsió cal tenir en compte que, segons el que preveu l’article 2.2.c, la Llei 40/2015 només s’aplica a les universitats públiques de manera supletòria, és a dir, quan la seva normativa específica no ho reguli.

El funcionament dels òrgans col·legiats de la Universitat el regula la normativa específica i sectorial universitària, i, a manca d’aquesta regulació sectorial, s’hi apliquen els preceptes bàsics de la Llei 40/2015 i la Llei 26/2010, per aquest ordre. En aquest sentit i pel que fa a la regulació de les sessions a distància dels òrgans col·legiats de la UPF, s’hi aplica la normativa específica de la UPF, és a dir, el Reglament d’ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra i els reglaments que regulen el funcionament dels òrgans col·legiats de la UPF. Com s’ha detallat en paràgrafs anteriors, aquests reglaments de funcionament dels òrgans col·legiats no han previst aquesta modalitat a distància per celebrar les sessions i adoptar els acords.

Davant de la situació excepcional i les mesures de prevenció adoptades en la situació d'emergència ocasionada pel coronavirus SARS-CoV-2, amb la voluntat d'afavorir, fins on fos possible, el funcionament normal de la Universitat, el secretari general va signar en data 20 de març del 2020 el document “Orientacions per al desenvolupament de les reunions i d’adopció d’acords a distància dels òrgans col·legiats de la Universitat Pompeu Fabra”.

Atès el resultat satisfactori del funcionament de les sessions a distància dels òrgans col·legiats de la UPF, es considera necessari disposar, amb caràcter permanent, d’una normativa que reguli la celebració de les sessions i l’adopció dels acords a distància dels òrgans col·legiats de la Universitat.

 Article 1. Àmbit objectiu d’aplicació

L’objecte de la present normativa és regular la celebració de les sessions i l’adopció dels acords a distància dels òrgans col·legiats de la Universitat Pompeu Fabra amb les garanties necessàries que n’assegurin la identitat dels membres, la interactivitat i la intercomunicació entre ells, i la disponibilitat de mitjans electrònics durant la sessió.

Article 2. Àmbit subjectiu d’aplicació

1. Als efectes de la present normativa, s’entendran com a òrgans col·legiats els recollits al Capítol 2 i al Capítol 4 del Títol 3 dels Estatuts de la Universitat, així com les seves comissions.

2. Així mateix, aquesta normativa podrà ser d’aplicació a la resta d’òrgans col·legiats no estatutaris en que així ho decideixin aquests òrgans d’acord amb la seva normativa específica.

Article 3. Sessió a distància o no presencial

Es considera, als efectes d’aquesta normativa, com a funcionament a distància o no presencial dels òrgans col·legiats, aquell en el qual els seus membres podran trobar-se en llocs diferents i la convocatòria per a la celebració de la sessió, la constitució de l’òrgan, la celebració de la sessió, l’adopció d’acords, la remissió d’actes i la consulta de la documentació corresponent es realitza a través de mitjans electrònics.

Article 4. Mitjans electrònics

Seran mitjans electrònics vàlids per a la sessió a distància el correu electrònic, l’audiocionferència i la videoconferència, així com qualsevol mitjà que garanteixi la identitat dels membres o persones que els supleixen, el contingut de les seves manifestacions, el moment en què aquestes es produeixen, així com la interactivitat i intercomunicació entre aquelles i la disponibilitat dels mitjans durant tota la sessió de l’òrgan.

Article 5. Convocatòria

1. Les convocatòries s’efectuaran d’acord amb la normativa aplicable a cada òrgan col·legiat.

2. En les sessions a distància la convocatòria haurà d’indicar si la sessió es desenvoluparà en línia i de forma simultània (sincrònica), o bé amb intervencions successives dins del límit temporal que indiqui la convocatòria (asincrònica).

En el cas de les sessions sincròniques, aquestes poden ser, alhora:

1. Totalment distribuïdes, on tots els membres participen a distància a la reunió mitjançant dispositius electrònics.
2. Híbrides, que exten l’anterior configuració mitjançant la participació presencial de varis usuaris en un mateix espai que disposa d’un sistema de conferència.

En el cas de les sessions asincròniques, la convocatòria haurà de precisar, a més del dia i hora d’inici, la finalització de la sessió, sense que la seva duració màxima pugui ser superior a la indicada a la convocatòria.

3. Així mateix, s’haurà d’indicar el mitjà electrònic que s’utilitzarà, la forma de participar en els debats i deliberacions, el mitjà per emetre el vot i el període de temps durant el qual es podrà votar, garantint en tot cas la identitat de l’emissor i la confidencialitat del seu vot quan es tracti d’una votació secreta.

Article 6. Vàlida constitució de l’òrgan col·legiat en sessió a distància

1. Per a la vàlida constitució dels òrgans col·legiats es tindrà en compte el quòrum previst a la seva normativa específica i supletòriament per les previsions de la Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya o normativa aplicable.

2. El Secretari de l’òrgan col·legiat haurà de verificar i documentar la identitat dels participants a efectes de quòrum.

Article 7. Desenvolupament de la sessió a distància de l’òrgan col·legiat

1. D’acord amb el previst a l’article 5 de la present normativa, la sessió a distància podrà desenvolupar-se de forma sincrònica o asincrònica.

2. En les sessions a realitzar de forma sincrònica, els membres de l’òrgan col·legiat han de coincidir en l’espai virtual en el mateix moment a l’hora d’efectuar les seves intervencions i emetre els seus vots, amb la participació de tots els membres a distància mitjançant els seus dispositius electrònics (sessió totalment distribuïda) o amb alguns membres participant de manera presencial (sessió híbrida).

3. En les sessions a realitzar de forma asincrònica, les persones integrants de l’òrgan no han de coincidir necessàriament en línia a l’hora d’efectuar les seves intervencions, encara que sí ho han de fer dins del període temporal que s’hagi fixat a la convocatòria per a les intervencions i deliberacions.

4. Els membres de l’òrgan col·legiat assistiran a la sessió a distància a través del mitjà electrònic que es determini a la convocatòria.

5. Ha de quedar garantida la participació efectiva de les persones integrants de l’òrgan col·legiat en les deliberacions i debats, així com en la formació de la voluntat de l’òrgan col·legiat. En aquest sentit, de forma prèvia a començar amb l’ordre del dia establert, es podrà realitzar una prova per tal de comprovar que tots els membres assistents tenen les eines necessàries per a poder participar de manera efectiva, així com votar de forma correcta.

Article 8. Adopció d’acords a la sessió a distància

1. Els acords seran adoptats d’acord amb la normativa aplicable a cada òrgan col·legiat.

2. En les sessions que es realitzin mitjançant intervencions successives, l’emissió de vots es realitzarà en el període de temps que s’hagi indicat a la convocatòria.

3. Tant en el cas de les sessions sincròniques com les asincròniques, per a les votacions secretes s’utilitzarà un sistema de vot que permeti acreditar la identitat de l’emissor i la integritat, confidencialitat, autenticitat i disponibilitat del seu vot.

4. En les sessions híbrides a la que es refereix l’article 4.2 de la present normativa, aquells membres que assisteixin de manera presencial, exerciran el seu vot de la forma establerta a la normativa aplicable.

Article 9. Acta de la sessió

1. L’acta garantirà la constància de les comunicacions produïdes i el mitjà a través del qual han participat els membres assistents a la sessió, així com l’accés dels membres al contingut dels acords adoptats.

2. L’acta ha de ser en document escrit, sens perjudici que la sessió pugui ser gravada, per facilitar l’obtenció acurada de la informació i el desenvolupament de la sessió. Aquesta gravació no tindrà caràcter de document oficial.

Article 10. Lloc i temps de la sessió celebrada a distància

La sessió a distància es considerarà, als efectes oportuns, celebrada al lloc on s’ubica la presidència de l’òrgan col·legiat, i en la data i hora oficials en la seu electrònica de la UPF.

Disposició addicional primera. Instruccions organitzatives i tècniques

S’habilita la Secretaria General perquè dicti instruccions organitzatives i tècniques per garantir-la identificació dels assistents; la interactivitat i la intercomunicació, i la identitat i la integritat del vot, i, en el supòsit del vot secret, que garanteixin el secret i la fiabilitat i seguretat del sistema.

Disposició addicional segona. Modificació del Reglament d’ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra aprovat per acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011

Ú. L’apartat 3 de l’article 7 del Reglament d’ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra queda sense contingut.

Dos. L’apartat 4 de l’article 7 del Reglament d’ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra queda redactat de la següent manera:

“4. Les sessions a distància poden ser en temps real o amb intervencions successives en un fòrum virtual, dins els límits temporals marcats pel president o presidenta de l'òrgan.”

Disposició final única. Entrada en vigor

Aquesta normativa entrarà en vigor l’endemà de la seva aprovació per part del Consell de Govern.