El Pla de Qualitat de la Gestió (2001-03), que neix sota el lema "Escoltar per millorar" preveu com a sistema de treball per al seu desenvolupament la conformació, per una banda, de grups de treball sobre grans àmbits d'actuació amb persones seleccionades per la gerència i, per altra, la creació de grups de millora per a treballar en accions concretes, mitjançant una convocatòria oberta a tota l'organització.

Dins un procés de millora de la qualitat, mitjançant la formació de grups de millora s'aconsegueix la participació de les persones de l'organització en la solució dels problemes i en la millora dels processos. Aquests grups estan formats per varies persones voluntàries de diferents unitats que es reuneixen periòdicament. Segueixen una metodologia de treball, adquirida mitjançant la formació, que ofereix als components del grup una forma sistemàtica de recollir i analitzar les dades del procés a millorar, modelar-lo, identificar les causes principals dels problemes, buscar solucions i contrastar-les amb les millors pràctiques.

Atesa la necessitat de regular el funcionament dels grups de millora, la Junta de Govern acorda:

Els grups de millora es regiran per les normes següents:

Primer.- La tasca dels grups de millora és ajudar a augmentar l'eficàcia i eficiència de la Universitat i la qualitat de cadascun dels treballadors membres de l'equip. Els grups de millora estaran formats entre 4 i 6 persones. Com a mínim, un dels membres ha de ser un especialista en el procés (servei, producte o activitat).

Segon.- La conformació de grups de millora es farà mitjançant convocatòria del Gerent en la que s'explicitaran els processos a millorar, els serveis afectats, els requisits per a ser membre, el nombre de membres de l'equip, la forma de dedicació i el termini per a la presentació de candidats. La convocatòria serà anunciada mitjançant els sistemes habituals de comunicació a la UPF. A efectes de determinar els processos a millorar el gerent podrà rebre iniciatives dels caps dels serveis i unitats administratives, dels càrrecs acadèmics, o de qualsevol membre de la comunitat universitària.

Tercer.- La Comissió de Qualitat de la UPF valorarà les propostes i determinarà quines d'elles són prioritàries, per la seva importància en el conjunt de la universitat, per l'àmbit d'aplicació, per la seva transversalitat o altres criteris. Un cop seleccionats els grups, la Comissió de Qualitat motivarà el que s'espera de la seva tasca i el termini en el que serien desitjables els resultats. A aquests efectes es procedirà a concretar el compromís de l'equip mitjançat un escrit.

Quart.- Els grups de millora rebran formació sobre la metodologia de treball a aplicar. Finalitzat el treball elaboraran un informe final que es presentarà davant la Comissió de Qualitat, la qual valorarà l'impacte quantitatiu i qualitatiu de la millora proposada i el mètode d'implantació i els costos humans, materials, econòmics i de temps que implica. Els projectes aprovats esdevindran projectes organitzatius, els quals es procediran a implantar.

Cinquè.- Les millores introduïdes seran publicades per a general coneixement de la comunitat universitària amb indicació dels components del grup de millora.

Sisè.- La participació en un grup de millora serà tinguda en compte als efectes de la carrera administrativa i es recompensarà amb l'atorgament de llicències per assumptes personals.

Setè.- El Gabinet d'Organització i Avaluació donarà suport als grups de millora i avaluarà periòdicament el seu funcionament i impacte en l'organització i en donarà compte a la Comissió de Qualitat de la UPF.