El 29 de junio de 2007, el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo de la UPF informó favorablemente el primer protocolo para gestionar conductas violentas, discriminatorias o de acoso, de fecha 21 de marzo de 2007. El 6 de abril de 2011, el Consejo de Gobierno aprobó, mediante acuerdo, el primer Código de Conducta de la Universidad sobre comportamientos discriminatorios, violentos y de acoso, integrando tanto el Código como este protocolo en el Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la Universidad.

De acuerdo con la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales, y el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención, el Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la UPF es el documento que establece y que formaliza la política de seguridad y salud en el trabajo de la Universidad, a la vez que recoge la normativa, reglamentación y actuaciones de prevención de riesgos laborales. Por ello, este protocolo se integra en el volumen II del Plan (“Procesos del sistema”), que contiene actuaciones para establecer la forma correcta de realizar determinadas actividades o tareas y controlar su eficacia, aspecto fundamental en todo proceso de mejora continua, y que deben revisarse cuatrienalmente.

Este proceso de mejora continua ha originado que, desde 2007, se hayan ido sucediendo diferentes versiones de este protocolo hasta llegar a la actual, la séptima. Las mejoras se han introducido motivadas por las actualizaciones periódicas preestablecidas, por los cambios legislativos sobre acoso o porque se han incorporado aspectos nuevos y de éxito de iniciativas en la materia de otras instituciones afines.

En este sentido, la última revisión programada del documento ha coincidido con la aprobación de la Ley 3/2022, de 24 de febrero, de convivencia universitaria que, entre otros temas, establece la elaboración de normas de convivencia, y ha favorecido la propuesta de un nuevo protocolo que permita su integración dentro de estas normas que, en este ámbito, son de obligado cumplimiento por parte del personal de la UPF.

Por todo ello, el Consejo de Gobierno

ACUERDA

Aprobar el Protocolo para actuar frente a conductas de violencia psicológica en el trabajo, que consta como anexo.

PROTOCOLO PARA ACTUAR FRENTE A CONDUCTAS DE VIOLENCIA PSICOLÓGICA EN EL TRABAJO

1. OBJETO

Este protocolo documentado tiene como finalidad establecer:

• Los criterios esenciales, de carácter mínimo, de las conductas consideradas como violencia psicológica en el trabajo dentro del ámbito de dirección y organización de la unidad administrativa o académica de adscripción de la persona o personas objeto de la misma, y en el ejercicio de su actividad profesional o como consecuencia directa de esta.
• El sistema de responsabilidades en la aplicación del Protocolo.

Los objetivos específicos son dos:

• Prevenir la aparición de conductas de violencia psicológica en el trabajo entre los empleados públicos de la Universidad.
• Establecer unas pautas de actuación para detectar conductas como las descritas en el apartado 3; establecer los medios para que sean investigadas y, en su caso, se inicien las actuaciones administrativas necesarias para su tratamiento o depuración de posibles responsabilidades disciplinarias.

2. ÁMBITOS DE APLICACIÓN

2.1. Ámbito de aplicación objetivo: cualquiera de las conductas relacionadas en el apartado 3 de este protocolo, siempre que reúnan simultáneamente las siguientes características:

• Que sean reiteradas y frecuentes o que, siendo puntuales, se consideren graves.
• Que sean hostiles y degradantes para la persona objeto de las mismas, al constituir acciones contra la reputación o la dignidad personal y/o contra el ejercicio del trabajo y/o de manipulación de la información y/o para fomentar situaciones de iniquidad.
• Que tengan una intencionalidad lesiva, ofensiva o humillante contra la dignidad y la integridad moral de la persona y degradadora de su ambiente de trabajo.
• Que puedan producir o que hayan producido un daño en la salud.

Estas conductas pueden producirse por medios verbales, físicos o digitales como mensajes de correo, redes sociales, Whatsapps.

2.2. Ámbito de aplicación subjetivo: la persona o personas presuntamente afectadas y el presunto autor o autores de la conducta deben ser empleados públicos de la UPF. Si hace menos de un año que la persona presuntamente afectada ha dejado de pertenecer al colectivo del personal de administración y servicios o del personal docente e investigador de la Universidad, este protocolo será igualmente de aplicación, siempre que el presunto autor o autores de la conducta sigan formando parte del personal al servicio de la UPF y que los hechos denunciados sean anteriores a la fecha en la que la persona afectada dejó de encontrarse vinculada a la Universidad.

2.3. Ámbito de aplicación organizativo: la conducta debe producirse dentro del ámbito organizativo y/o de prestación de servicios de la UPF, es decir:

• dentro de cualquier espacio de los campus o de las instalaciones universitarias, o bien,
• fuera de las instalaciones universitarias, siempre que la conducta se produzca en el marco de una actividad o servicio organizado por la UPF.

3. CONDUCTAS CONSTITUTIVAS DE VIOLENCIA PSICOLÓGICA EN EL TRABAJO

3.1. A continuación se relacionan las conductas y actitudes a las cuales es de aplicación este protocolo.

3.1.1. Conductas de violencia psicológica en el trabajo: comportamientos agresivos o insultantes, entre personas pertenecientes a la organización, susceptibles de causar un daño o molestias psicológicas a las víctimas, ya sean estas objetivos intencionados o testigos inocentes involucrados de forma no personal o accidental en los incidentes. A efectos de este protocolo, el concepto incluye las conductas de acoso laboral y de acoso psicológico o moral en el trabajo.

3.1.2. Conducta de acoso laboral: hostigamiento psicológico u hostil en el marco de cualquier actividad laboral que humille a quien la padece, imponiendo situaciones de grave ofensa a la dignidad.

Las conductas de acoso laboral pueden clasificarse en tres modalidades. Por un lado, se encuentran las conductas de abuso del poder de dirección que ostentan los mandos o responsables de la organización (“abuso de autoridad”). Otra manifestación es el “trato vejatorio” hacia un trabajador que se produce entre personas que no mantienen entre sí una relación de jerarquía, o que si la mantuvieran no sería relevante. La última modalidad es la que prevé la legislación vigente, y se tipifica expresamente en el artículo 8.13 bis de la Ley sobre infracciones y sanciones en el orden social como infracción muy grave, que es el “acoso discriminatorio”.

3.1.3.  Conducta de acoso discriminatorio: acción, incidente o comportamiento no deseado relacionado con el origen racial o étnico, la religión o las convicciones, la discapacidad, la edad o la orientación sexual de una o varias personas, que tenga como objetivo o como consecuencia atentar contra su dignidad y crear un entorno intimidador, humillante u ofensivo.

3.1.4. Conducta de acoso psicológico o moral en el trabajo: acción de violencia psicológica intensa, dirigida de forma reiterada y prolongada en el tiempo hacia una o más personas, por parte de otras que actúan frente a aquellas desde una posición de poder (no necesariamente jerárquico, sino psicológico), con la intención de crear un entorno hostil y humillante que perturbe la vida laboral de la víctima. Esta violencia se da en el marco de una relación de trabajo, pero no responde a las necesidades de organización de este, pudiendo suponer un atentado a la dignidad de la persona, así como un riesgo para su salud.

3.1.5. Conducta de ciberacoso: conjunto de comportamientos mediante los cuales una persona o personas o una organización emplean las tecnologías de la información y del conocimiento (TIC) para hostigar a una o más personas.

3.2. En cuanto a las modalidades de acoso, y a efectos de aplicación de este protocolo, se considerará, en función de la dirección de las interacciones entre la persona o personas acosadoras y la persona o personas que las padecen y de los niveles organizativos afectados, que existe:

• Acoso vertical descendente: cuando la presión sea ejercida por una persona con superioridad jerárquica sobre uno o más empleados.
• Acoso vertical ascendente: cuando la presión sea ejercida por un empleado o empleada o un grupo de empleados sobre una persona con superioridad jerárquica.
• Acoso horizontal: cuando la presión sea ejercida por un empleado o empleada o por un grupo de empleados sobre alguno de sus compañeros.

4. PRINCIPIOS Y GARANTÍA DE ACTUACIÓN

4.1. Respeto y protección a las personas afectadas. La Universidad debe proceder con la discreción necesaria y adoptar las medidas pertinentes para garantizar el derecho a la protección de la intimidad y la dignidad de las personas afectadas, en especial de las personas supuestamente asediadas y acosadoras, apoyándolas en las diferentes fases de las actuaciones.

Las actuaciones y diligencias deben tener lugar con el máximo respeto a todas las personas implicadas. Todas las personas que participan en este protocolo deben ser informadas de su contenido y, en cualquier caso, la presunta persona afectada por la conducta debe dar su consentimiento en relación con su aplicación.

Las personas afectadas, si así lo solicitan, pueden ser asistidas por algún representante u otro acompañante de su elección, incluyendo a representantes sindicales o asesores legales, durante todas las actuaciones. Para velar por esta garantía, se informará de forma expresa de esta posibilidad en las citaciones de comparecencia.

4.2. Confidencialidad. La información generada y aportada por las actuaciones en la aplicación de este protocolo tendrá carácter confidencial y solo será accesible para el personal que intervenga directamente en su tramitación.

Las personas que intervengan en cualquiera de las actuaciones previstas en este protocolo tienen la obligación de guardar una estricta confidencialidad y reserva y no deben transmitir ni divulgar información o documentos sobre el contenido de las consultas o las denuncias presentadas, resueltas o en proceso de investigación de las cuales tengan conocimiento.

4.3. Diligencia y celeridad. El proceso de recopilación de información debe realizarse con la mayor celeridad posible y con la máxima sensibilidad y respeto a los derechos de cada una de las personas afectadas.

La investigación sobre la conducta denunciada debe llevarse a cabo con profesionalidad y diligencia y sin demoras indebidas, teniendo en cuenta que esta estará sujeta al tipo de denuncia, el número de posibles testigos y los actos de investigación que de ello se deriven, respetando sus garantías.

En todo caso, el plazo para efectuar las actuaciones previstas en este protocolo no podrá exceder los tres meses, a contar desde el inicio de las actuaciones en los términos establecidos en el apartado 7.3.1, exceptuando los casos en los que, por su especial complejidad, requieran más tiempo. En este caso, y en especial en lo que se refiere al apartado 7.4, será potestad de la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica establecer los nuevos plazos de actuación por un período lo más breve posible. Igualmente, en supuestos determinados asociados a la ausencia justificada de algún miembro de la Comisión y la imposibilidad de sustitución en el tiempo establecido, esta ampliará o suspenderá los plazos de actuación por un período lo más breve posible.

A efectos de cómputo de plazos, también serán días inhábiles los cierres institucionales acordados por la Universidad.

4.4. Audiencia, imparcialidad y contradicción. En las actuaciones reguladas en este protocolo debe garantizarse una audiencia imparcial, un tratamiento justo y la defensa a todas las personas afectadas. Todas las personas que intervengan en las actuaciones, en especial la denunciante, deben actuar de buena fe en el esclarecimiento de los hechos denunciados.

4.5. Protección frente a posibles represalias. Se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la ausencia de represalias contra las personas que formulen una denuncia, que comparezcan como testigos o que participen en una investigación sobre conductas como las descritas en este protocolo.

4.6. No duplicar las actuaciones. La apertura de procedimientos administrativos disciplinarios, demandas o querellas ante la jurisdicción competente determinará de inmediato el archivo de cualquiera de las actuaciones articuladas en este protocolo.

5. MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y RESPUESTA

Deberán preverse medidas adecuadas y herramientas oportunas para garantizar a las víctimas, en todo momento, la información sobre sus derechos y favorecer medidas de acompañamiento psicológico, en su caso, a las víctimas en la recuperación o en la adopción de posibles medidas cautelares.

Como intervenciones de prevención primaria, se proponen las siguientes medidas:

5.1. Elaborar un plan de comunicación, con objeto de que este protocolo sea conocido por todo el personal, de acuerdo con los canales habituales de difusión.

5.2. Elaborar documentos divulgativos sobre acciones preventivas, códigos de conducta; derechos, deberes y responsabilidades, y realizar campañas informativas y de sensibilización periódicas (jornadas o campañas anuales).

5.3. Implantar acciones formativas específicas dentro de los planes de formación para el personal de administración y servicios y el personal docente e investigador, en especial para todas las personas que realizan tareas de gestión y de dirección de equipos de trabajo, y para los representantes de los empleados sobre medidas de prevención, detección y actuación frente a las conductas de violencia psicológica en el trabajo.

5.4. Implantar acciones formativas específicas para los integrantes de la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica sobre las conductas de violencia psicológica en el trabajo, en el momento de su incorporación y de forma periódica.

5.5. Elaborar estudios que permitan conocer la incidencia de las situaciones o de las conductas de violencia psicológica en el trabajo en la Universidad y sus características, así como buscar identificadores de la problemática y su impacto en la salud de las personas y en el eficacia de la organización.

5.6. Realizar encuestas sobre riesgos psicosociales y clima laboral, con una periodicidad cuatrienal y cuando se produzca una reforma organizativa de las unidades académicas y/o administrativas.

6. RESPONSABILIDADES

Las funciones y responsabilidades de gestión preventiva están distribuidas entre los diferentes niveles jerárquicos de la Universidad, de acuerdo con la legislación vigente y con el apartado “4.3. Integración de la prevención en el sistema de gestión” de la sección I, “Política de seguridad y salud en el trabajo”, del capítulo II, “Sistema de prevención de riesgos laborales”, del Manual de gestión del Plan de Prevención de Riesgos Laborales.

En cuanto a la implantación de este protocolo, las obligaciones específicas de gestión preventiva se distribuyen entre los órganos de la UPF de la forma que se establece en los siguientes apartados.

6.1. ÓRGANOS DE ÁMBITO GENERAL

6.1.1. El rector o rectora, como máxima autoridad universitaria, es el responsable de dotar a la Universidad de los medios humanos, técnicos, materiales y económicos necesarios, así como de definir y aplicar la seguridad y la salud de los empleados según los criterios establecidos en el Plan de Prevención de Riesgos Laborales y la legislación vigente, siendo el órgano competente para desarrollar en sus políticas de gobierno las acciones necesarias para conseguir su integración efectiva.

Sobre este órgano recae el deber de seguridad y la obligación de proteger a los empleados de la Universidad frente a los riesgos laborales. Por ello, debe velar en todo momento por su seguridad y salud en todos los aspectos relacionados con el trabajo. En consecuencia, es el órgano competente para incoar y resolver los procedimientos que correspondan a fin de investigar y depurar posibles responsabilidades disciplinarias, cuando concurran indicios de conductas descritas en este protocolo.

6.1.2. El gerente o gerenta es el responsable de proponer el presupuesto necesario para asumir las actividades asociadas a las mismas.

6.1.3. El Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, como órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la UPF en materia de prevención de riesgos laborales, debe proponer la aprobación de este documento. Este comité será informado de las conclusiones a las que llegue la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica, regulada en el apartado siguiente, en cuanto al seguimiento y control de las actuaciones que se tramiten en aplicación de este protocolo.

6.2. ÓRGANOS DE ÁMBITO ESPECÍFICO

6.2.1. La Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica es el órgano encargado de investigar los casos en los que existan indicios de una conducta de las señaladas en el apartado 3 de este protocolo, y debe elaborar un informe de conclusiones.

Debe realizar el seguimiento de la evolución del caso desde la denuncia y, en especial, el seguimiento de la implantación de las medidas correctoras o disciplinarias que se hayan adoptado así como el control de su efectividad.

También debe informar, en términos generales, a la persona denunciante del resultado de las actuaciones previas y debe proporcionar acompañamiento y apoyo a las personas afectadas y supervisar las posibles represalias contra cualquiera de los trabajadores que hayan intervenido en las actuaciones en condición de denunciante, víctima o informador.

6.2.2. El vicegerente o vicegerenta del Área de Personas y Desarrollo Organizativo debe colaborar en las acciones necesarias para implantar y aplicar este protocolo, impulsando su seguimiento, revisión y actualización y velando por su cumplimiento; y debe proceder de acuerdo con la resolución que dicte el rector o rectora. 

6.2.3. El Servicio de Personal de Administración y Servicios, el Servicio de Personal Docente e Investigador y la Oficina de Organización y Desarrollo deben aportar la información de la cual dispongan, en el marco de los actos de instrucción que lleve a cabo la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica.

6.2.4. La Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud, como servicio especializado, debe asesorar, informar y entrevistar a la persona o personas que soliciten la valoración preliminar de los indicios de una conducta percibida; debe emitir un informe con los resultados de la valoración, y debe colaborar en la implantación de las medidas preventivas previstas en el apartado 5 de este protocolo. También debe publicar en la memoria anual de actuaciones el número de intervenciones y de consecuencias de las mismas a partir de una base de datos interna en la que se recojan, anónimamente y sin referencias a datos de carácter personal, todas las peticiones de información, solicitudes de aplicación del protocolo, denuncias, actuaciones y resoluciones.

6.2.5. La Oficina de Organización y Desarrollo debe adoptar las medidas adecuadas para implantar programas formativos específicos sobre prevención, detección y actuación frente a las conductas de violencia psicológica en el trabajo dentro de los planes de formación para el personal de administración y servicios y el personal docente e investigador y como despliegue de las medidas preventivas previstas en el apartado 5 de este protocolo.

6.2.6. El resto de órganos, cargos y mandos de la Universidad y los investigadores principales responsables de proyectos de investigación deben:

• Conocer este protocolo, velar por su cumplimiento y detectar sus necesidades de actualización o mejora.
• Velar por reducir y eliminar los factores de riesgo que generan la aparición de situaciones acosantes y otros riesgos de naturaleza psicosocial.
• Garantizar a los empleados la información de sus derechos así como del contenido de este protocolo y de toda la normativa de prevención de riesgos laborales y de régimen disciplinario relacionada.
• Impulsar las actuaciones establecidas en el apartado 7 de este protocolo cuando existan indicios de una conducta tipificada, colaborando en la aplicación cuando la activación afecte al personal de su unidad.
• Proceder de acuerdo con la resolución que dicte el rector o rectora y velar por la aplicación de las posibles medidas cautelares y correctoras y de reparación.

6.2.7. El resto del personal debe conocer y cumplir este protocolo y comunicar a los mandos intermedios las carencias que detecten en su aplicación.

6.3. COMISIÓN DE INVESTIGACIÓN DE CONDUCTAS DE VIOLENCIA PSICOLÓGICA

6.3.1. La Comisión está formada por:

• el vicerrector o vicerrectora que designe el rector o rectora, que presidirá la Comisión y tendrá voto de calidad;
• el jefe o jefa de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud, y
• dos delegados de prevención, un representante del personal de administración y servicios y otro del personal docente e investigador, designados por el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo.
   

6.3.2. La Secretaría de la Comisión está ocupada por un funcionario o funcionaria de la UPF, nombrado por el vicegerente o vicegerenta del Área de Personas y Desarrollo Organizativo, con voz y sin voto.

6.3.3. La Comisión podrá contar con el asesoramiento de terceros externos o internos, que podrán intervenir en los debates pero que no tendrán derecho a voto.

6.3.4. La Comisión garantizará en todo el proceso la confidencialidad de los datos y de las informaciones obtenidas.

6.3.5. El funcionamiento de la Comisión se regirá por las disposiciones reguladoras del régimen jurídico de órganos colegiados de la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.

7. ACTUACIONES

Cuando se detecte o se tenga conocimiento de una posible conducta de violencia psicológica en el trabajo entre los empleados, de acuerdo con el apartado 3 de este protocolo, se analizarán los datos objetivos conocidos y se valorará si concurren los requisitos necesarios para iniciar actuaciones indagatorias.

7.1. FASES

Estas actuaciones se iniciarán de oficio:

a. Por iniciativa propia del rector o rectora.

b. Por petición razonada de otros órganos.

c. Por denuncia de la presunta persona afectada o de un tercero.

Se prevén las siguientes tres fases de actuación:

1. La formulación de la denuncia, con la que se inician las actuaciones.

2. El período de información o actuaciones previas.

3. El seguimiento y control de la evolución del caso, con la que finalizan las actuaciones.

Antes de iniciar las actuaciones, la persona afectada por la conducta, o una tercera, puede pedir, con carácter preliminar, a la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud, la valoración técnica de los indicios de la conducta percibida.

7.2. VALORACIÓN PRELIMINAR DE INDICIOS DE LA CONDUCTA

7.2.1. Cuando una persona se considere receptora o perciba o sea conocedora de actuaciones que pueden constituir indicios de una conducta de las previstas en el apartado 3 de este protocolo, puede tramitar una solicitud de intervención por una conducta de violencia psicológica en el trabajo (anexo 1, que estará disponible en la intranet de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud).

Este formulario, junto con la información adicional que se considere útil, se introducirá en un sobre cerrado que indique únicamente en el exterior “Solicitud de intervención a la OPRLiPS. A la atención del jefe o jefa de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud”, y se presentará ante el Registro General de la Universidad. Este sobre, sin abrir para respetar la confidencialidad, se enviará desde el Registro General a la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud, que asignará un código numérico a la solicitud de intervención como garantía de intimidad y de confidencialidad.

Si la petición se formula verbalmente a cualquier miembro de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud será necesaria su posterior ratificación por escrito, y no serán objeto de tramitación las solicitudes de intervención anónimas.

7.2.2. En el plazo máximo de cinco días hábiles desde que la solicitud tenga entrada en la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud, un técnico o técnica especialista en psicosociología aplicada vinculado a esta oficina, acompañado de un delegado o delegada de prevención y un miembro de la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica, se entrevistará con la persona solicitante.

La entrevista se llevará a cabo en un espacio adecuado para garantizar un entorno confortable y la necesaria confidencialidad, preferentemente en dependencias universitarias; pero con el beneplácito que será la naturaleza de los hechos y la particularidad de cada caso lo que determinará el lugar más adecuado.

En función de la naturaleza de los hechos informados en la petición, los anteriores responsables podrán solicitar la colaboración de un técnico o técnica de la unidad administrativa competente.

En el transcurso de la entrevista se confirmarán o ampliarán los datos informados. A tal efecto, en su caso, se podrá utilizar una encuesta autoadministrada, y otros instrumentos técnicos, cuya aplicación esté contrastada dentro del ámbito de la prevención de riesgos laborales. También, se proporcionará el asesoramiento y la orientación necesarias a la persona solicitante.

En caso de que la solicitud de intervención sea presentada por un tercero, la persona presuntamente afectada por la conducta deberá ratificarla para que la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud la pueda admitir y enviar. Si no lo hace, y sin perjuicio de las actuaciones que esta unidad pueda poner en marcha de oficio en el marco de la prevención de los riesgos psicosociales, se archivará la solicitud.

7.2.3. En un plazo máximo de cinco días hábiles desde que tenga lugar la entrevista, el técnico o técnica especialista en ergonomía y en psicosociología aplicada vinculado a la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud y el delegado o delegada de prevención emitirán un informe técnico preliminar de evaluación de la naturaleza y el ámbito de las conductas informadas.

Este plazo puede ser modulado en el supuesto de que se presenten simultáneamente distintas solicitudes por un mismo motivo. En estos casos, el técnico o técnica especialista en ergonomía y en psicosociología aplicada vinculado a la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud velará por que esta etapa se desarrolle con la máxima celeridad posible.

7.2.4. En el plazo máximo de cinco días hábiles desde que se concluya este informe técnico, el técnico o técnica especialista en psicosociología aplicada vinculado a la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud y el delegado o delegada de prevención, se reunirán con la persona solicitante para informarla de las conclusiones:

• Si los hechos evidencian indicios de una conducta de violencia psicológica prevista en el apartado 3 de este protocolo, se informará de la necesidad de presentar denuncia ante el rector o rectora para iniciar las actuaciones indagatorias.
• Si se evidencia que no existen indicios de una conducta de violencia psicológica prevista en el apartado 3 de este protocolo, o bien, que la conducta informada no se enmarca dentro del ámbito de aplicación de este protocolo, se informará de la falta de viabilidad de la solicitud y de la propuesta de archivo.

La persona solicitante, a su criterio, podrá decidir seguir adelante con la denuncia. En este caso, el técnico o técnica le informará de las consecuencias que esto puede comportar sobre los derechos de las personas afectadas y las posibles responsabilidades, en caso de hacer un uso malicioso de este protocolo, dado que las acusaciones falsas son una manifestación de intimidación intolerable y pueden ser determinantes de la incoación de un procedimiento disciplinario.

• Se dejará constancia del contenido de la reunión y de la decisión de la persona solicitante en un acta de reunión de la que se emitirán dos copias firmadas por todos los asistentes, una para la persona y otra que custodiará la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud, junto con la solicitud de intervención.

7.2.5. El jefe o jefa de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud notificará a la persona solicitante el archivo de la solicitud, en caso de que no sea viable y que esta haya ratificado la propuesta.

7.3. PRIMERA FASE: FORMULACIÓN DE LA DENUNCIA (inicio de las actuaciones)

7.3.1. La voluntad de una persona de iniciar la aplicación de este protocolo con la intervención de la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica debe formalizarse presentando una denuncia por violencia psicológica en el trabajo ante el rector o rectora.

La denuncia (anexo 2, que estará disponible en la intranet de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud) puede presentarse mediante la plataforma de administración electrónica (PAE) o, presencialmente, ante el Registro General de la UPF, en cualquiera de sus sedes. Asimismo, puede presentarse en aquellos lugares que establezca la normativa de procedimiento administrativo común.

La denuncia debe incluir como mínimo: la identificación del/de la denunciante con nombre, apellidos y documento identificativo (DNI/NIE/pasaporte), teléfono y correo electrónico; la identificación de la persona o personas afectadas por la conducta, con nombre, apellidos y cargo; la identificación del presunto autor o autores de la conducta, con nombre, apellidos y cargo; una exposición detallada de la situación por la que pasa la persona presuntamente afectada y cuyas acciones concretas es objeto, así como las pruebas de que disponga, en su caso, la persona o personas implicadas en ella, y una exposición detallada de las medidas organizacionales o correctivas que considera la persona presuntamente afectada, o el tercer denunciante, que solucionan el problema y le procuran una tutela íntegra trascendiendo lo que habitualmente se plantea en una demanda judicial; la fecha del escrito, y la firma. Los hechos deben ordenarse, en la medida de lo posible, en un relato con fechas y lugares bien fijados, dejando claro el contenido ofensivo y aportando la identificación de los testigos, si los hubiere y se conocen, con nombre, apellidos y colectivo.

7.4. SEGUNDA FASE: EL PERÍODO DE INFORMACIÓN O DE ACTUACIONES PREVIAS

7.4.1. El rector o rectora, a la vista del artículo 55 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, con anterioridad al inicio del procedimiento disciplinario, valorará si abre un período de información o actuaciones previas con el fin de conocer las circunstancias del caso concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento disciplinario.

Las actuaciones previas se orientarán concretamente a determinar, con la mayor precisión posible, los hechos susceptibles de motivar la incoación del procedimiento disciplinario, la identificación de la persona o personas que pudieran resultar responsables y las circunstancias relevantes que concurran en unos y otros.

Las actuaciones previas serán realizadas por la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica.

7.4.2. En un plazo máximo de cinco días hábiles desde que la denuncia tenga entrada en la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica, su presidente o presidenta convocará a sus miembros para presentarles los hechos denunciados, debatir internamente sobre la denuncia y proponer las actuaciones a realizar.

La Comisión designará entre sus miembros a una persona, que se encargará de dirigir las actuaciones a realizar durante la investigación y de informar a la Comisión en los términos que esta establezca. Podrá contar con la colaboración de asesores internos y/o externos.

7.4.3. Sin perjuicio de los derechos de las personas interesadas en proponer aquellas actuaciones que consideren adecuadas, el miembro designado por la Comisión para dirigir las actuaciones acordará de oficio las diligencias que considere oportunas para conocer las circunstancias del caso concreto y realizar las comprobaciones y las pesquisas oportunas.

Como primera diligencia, citará a declarar a la persona presuntamente afectada y a la persona o personas presuntamente autoras de la conducta de acoso que haya motivado la aplicación de este protocolo. Las convocará en días o en franjas horarias diferentes y en un espacio adecuado para garantizar la confidencialidad necesaria, a fin de que puedan ofrecer su versión de los hechos denunciados y aportar las pruebas y/o indicios en los que se fundamenten.

Una vez hayan declarado, podrá acordar la presentación de aquellas otras pruebas que considere pertinentes, ya sean testificales o documentales, para contrastar los indicios y esclarecer los hechos.

Asimismo, buscará toda aquella información que permita verificar los indicios a partir de hechos observables y no de opiniones que puedan aportar las demás personas implicadas, testigos o responsables de la unidad o unidades involucradas, además de la que pueda aportar en todo momento la persona o personas implicadas en los hechos.

Todos los empleados públicos de la UPF están obligados a colaborar en este proceso de investigación aportando toda la información que se les solicite.

7.4.4. A título enunciativo, las actuaciones pueden consistir en:

• La realización de entrevistas personales estructuradas para contrastar información relativa a aspectos de ejecución de la tarea (definición de funciones, realización efectiva de estas funciones, exceso o defecto de tareas, conocimiento de los empleados de sus funciones, entrenamiento o capacidad de los empleados para desarrollarlas) y del conflicto (posibilidad de verificar la existencia de conductas, versiones, explicaciones y valoración de las conductas por otras personas, víctimas de las conductas, otros conflictos presentes o anteriores).
• La realización de entrevistas a jefes directos, compañeros cercanos y subordinados de la persona o personas presuntamente afectadas, de la persona o personas presuntamente autoras de la conducta, empleados de otras unidades o secciones y personas propuestas por las personas interesadas.

La información comunicada será utilizada para realizar la valoración final del caso. Por este motivo, se informará al inicio de cada una de las entrevistas del uso que se puede hacer de los datos aportados y se solicitará el consentimiento para grabar las comparecencias, como elemento de apoyo en actuaciones posteriores derivadas de la investigación y la resolución del expediente.

Si es necesario, podrán participar en el proceso diferentes peritos externos: un psicólogo o psicóloga, un técnico o técnica superior en prevención de riesgos laborales, especialista en psicosociología aplicada, u otros especialistas en la naturaleza del ámbito de la conducta denunciada, que determinarán el origen del conflicto y valorarán los posibles efectos psicológicos. A tal fin, confirmarán los datos obtenidos de la persona o personas presuntamente afectadas, mediante una entrevista estructurada y otros instrumentos que el especialista o especialistas consideren necesarios.

En caso de que se considere oportuno, también se podrá derivar a la persona o personas presuntamente afectadas al servicio sanitario responsable de la vigilancia de la salud de los empleados concertado por la UPF. El médico especialista en medicina del trabajo valorará, mediante un examen de salud, alteraciones psicosomáticas relacionadas.

Los informes médicos que pueda presentar el trabajador afectado no pueden servir, como regla general, para determinar los hechos, dado que estos suelen basarse únicamente en el testimonio referido al facultativo por el paciente. Sin embargo, estos informes tienen utilidad para valorar el perjuicio sufrido por el trabajador a la hora de calificar (art. 11.4, 12.16 y 13.10 de la Ley sobre infracciones y sanciones en el orden social) y graduar (art. 39.3 de la Ley sobre infracciones y sanciones en el orden social) la sanción, así como para determinar la aptitud o no aptitud del trabajador para ejercer las funciones de su puesto de trabajo de cara a la aplicación del artículo 25.1 de la Ley de prevención de riesgos laborales.

Los peritos externos aportarán informes de aproximación, con carácter confidencial, que enviarán a la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica, para su custodia.

7.4.5. La Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica impulsará la fase de actuaciones previas con la máxima celeridad posible (véase el principio y garantía de actuación "4.3. Diligencia y celeridad"), en función de las características de los hechos. Si es posible, no debería alargarse más de cuarenta días hábiles desde la apertura del período informativo.

7.4.6. Concluidas las actuaciones, la persona que ostenta la presidencia de la Comisión, previo estudio del informe de aproximación y debate interno sobre el sentido del mismo, elevará al rector o rectora un informe de conclusiones que debe contener, como al menos, los siguientes puntos:

• Relación nominal de las personas integrantes de la Comisión que emiten el informe, e identificación de la persona que ha dirigido las actuaciones y de las partes implicadas.
• Antecedentes: denuncia, en su caso, y circunstancias concurrentes.
• Testimonios, diligencias y pruebas practicadas e informes obtenidos en el marco de las actuaciones previas.
• Hechos que han sido acreditados como resultado de la investigación.
• Conclusiones.

7.4.7. El rector o rectora, a la vista del informe de conclusiones de la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica, dictará resolución.

Esta resolución será comunicada a esta Comisión para que, en virtud de los apartados 6.2.1 y 7.5 de este protocolo, pueda realizar el seguimiento del caso e informar a la persona denunciante del resultado de las actuaciones previas realizadas.

La decisión debe consistir necesariamente en alguno de los siguientes pronunciamientos:

• Archivar las actuaciones por falta de indicios suficientes que acrediten la existencia de la conducta o cuando la denuncia sea manifiestamente falsa.
• Adoptar medidas específicas en el marco de la gestión de los riesgos psicosociales, cuando no se acredite la existencia de la conducta pero sí otros comportamientos susceptibles de actuación (conflicto laboral de carácter interpersonal o conflicto de la convivencia, por ejemplo), o se determine que se ha producido estrés o estrés crónico (Burn out), por ejemplo.
• Derivar a mediación, cuando la conducta denunciada se encuentre en un estadio inicial –situaciones de violencia de baja intensidad o de corta duración– y sea factible ser reconducida de esta manera.
• Incoar un procedimiento disciplinario, cuando existan indicios de la existencia de posibles responsabilidades disciplinarias, cuya tramitación se realizará de acuerdo con la normativa reguladora que corresponda.

7.5. TERCERA FASE: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EVOLUCIÓN DEL CASO

7.5.1. La resolución de adopción de medidas provisionales, en su caso, y la resolución que ponga fin al procedimiento disciplinario serán comunicadas a la Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica para que, en virtud del apartado 6.2 de este protocolo, pueda realizar el seguimiento del caso.

La Comisión verificará la ausencia de la conducta que motivó la aplicación de este protocolo, evaluando la idoneidad de las medidas adoptadas e intentando evitar posibles situaciones de hostilidad en el entorno laboral.

A tal efecto, se entrevistará con las personas implicadas en los hechos cada tres meses a partir de la fecha de la resolución en firme del rector o rectora, como mínimo durante el primer año, informando de las conclusiones al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante el jefe o jefa de la Oficina de Prevención de Riesgos Laborales y de Promoción de la Salud.

7.5.2. La Comisión de Investigación de Conductas de Violencia Psicológica revisará con una periodicidad anual todas las actuaciones tramitadas con motivo de las conductas relacionadas en este protocolo, para realizar un seguimiento adecuado y, en su caso, proponer al rector o rectora la adopción de medidas preventivas y correctoras adecuadas.

En cualquier caso, la Universidad podrá, en el marco de la Ley de prevención de riesgos laborales, adoptar las medidas necesarias para mejorar el clima laboral y restablecer la salud individual y ambiental.