Visor de contenido web Visor de contenido web

L’article 34 dels Estatuts de la UPF estableix els òrgans de govern i representació dels la Universitat, entre ells, el secretari o secretària de la UPF. Al seu torn, l’article 56 dels estatuts indiquen les funcions que corresponen al secretari o secretària general de la Universitat. Aquest òrgan de govern assisteix al rector o rectora en el desenvolupament de les seves funcions i actua com a fedatari o fedatària dels acords dels òrgans dels quals és secretari o secretària.

La resolució del rector de 29 d'octubre del 2019 sobre l’estructura dels vicerectorats, secretaria general i altres càrrecs amb funcions d’àmbit general, estableix que correspon al secretari o secretària general la coordinació  i supervisió, sota la direcció del rector, de matèries com el desenvolupament estatutari i normatiu; les relacions ordinàries amb el Síndic de Greuges de la UPF; les relacions dels òrgans acadèmics i dels serveis administratius amb el Consell Social, llevat de les que corresponen al rector i llevat també de les relacions referents al personal i al pressupost del Consell Social, que corresponen al gerent; la coordinació dels processos de creació i de modificació de l'estructura acadèmica i d'adscripció de centres i la transparència i el dret d'accés a la informació.

Per tant es fa necessari l'articulació d'una nova unitat que aglutini l’activitat de l’equip de professionals que donen suport a les funcions assignades al secretari o secretària general, mitjançant una estructura que faciliti l’organització i els fluxos dels processos i els serveis que presten a la resta d’unitats administratives i acadèmiques.

És per això que, de conformitat amb l’article 180.3 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra, a proposta del gerent, i en ús de les atribucions que m’atorga el mateix article,

 

HE RESOLT:

Article 1.

Crear sota la dependència orgànica del secretari o secretària general, o del secretari o secretària general adjunt quan escaigui, l’Oficina de la Secretaria General, al capdavant de la qual hi ha un cap.

1.1. Són funcions de l’Oficina de la Secretaria General:

a) Donar suport a la gestió dels òrgans de govern col·legiats de caràcter general de la universitat: Claustre, Consell de Govern, Comissió d’Ordenació Acadèmica, i les comissions estatutàries següents: Comissió de Professorat, Junta Electoral així com d’altres òrgans i comissions que siguin assignades per normativa de la UPF.

b) Coordinar els processos electorals dels òrgans de govern col·legiats de caràcter general (Claustre, Consell de Govern i els previstos per la normativa de la UPF), així com els dels càrrecs unipersonals d’àmbit general i d’àmbit particular.

c) Coordinar els processos de creació i de modificació de l'estructura acadèmica i d'adscripció de centres de la UPF.

d) Coordinar les relacions dels òrgans acadèmics i administratius amb el Consell Social, llevat els previstos per la normativa pròpia de la UPF, així com administrar les relacions del secretari general amb el Síndic de Greuges de la UPF.

e) Dur a terme les actuacions per fomentar una política d’integritat institucional i els principis ètics i les bones pràctiques d’acord amb els quals ha d’actuar el personal de la UPF.

1.2. L’Oficina de la Secretaria General organitza els seus serveis dotant-se d’una estructura administrativa de gestió plana i coordina els seus processos a través dels àmbits o grups funcionals següents:

- Administració de l’Oficina de la Secretaria General
- Arxiu
- Registre General

1.3.  L’àmbit d’administració de l’Oficina de la Secretaria General, té com a funcions gestionar els nomenaments i cessaments dels càrrecs acadèmics de la UPF, dels membres de les comissions de la Universitat, així com dels representants de la UPF en altres entitats; gestionar el Portal de la Transparència de la UPF, el dret d’accés a la informació pública i la seu electrònica.               

1.4.  L’àmbit de l’arxiu té com a funcions coordinar el sistema de gestió dels documents administratius de la universitat; elaborar els instruments de descripció que assegurin el control, l'accés i la recuperació ràpida i eficient de la informació en qualsevol fase del seu cicle de vida i en qualsevol unitat; avaluar la documentació per tal de fer la proposta de conservació o d'eliminació a la Comissió d'Arxius de la UPF; custodiar la documentació provinent dels arxius de gestió per tal de conservar-la amb les condicions de seguretat i preservació més adients; garantir l’accés i la consulta dels documents custodiats a l'Arxiu a tots els membres de la comunitat universitària i als ciutadans en general, així com proposar les mesures de seguretat per a la protecció dels documents essencials i confidencials; proposar criteris tècnics per al tractament i la conservació dels arxius i dels documents electrònics de la Universitat, que assegurin la seva preservació i consulta en les condicions establertes.

1.5. L’àmbit del Registre General té com a funcions gestionar i coordinar el Registre General de la universitat, tant presencial com electrònic i donar suport a les diferents seus de registre de la universitat.

Disposició final primera.

S'autoritza el gerent perquè adopti les mesures oportunes per al desplegament i l'execució d'aquesta resolució.

Disposició final segona.

Aquesta resolució entrarà en vigor l’endemà de la data de la seva signatura.

 

 

El rector

Jaume Casals Pons

 

Barcelona, 14 febrer del 2020