De conformitat amb l'article 50 de l'acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra, la Universitat garanteix l'admissió de factures electròniques, d'acord amb la normativa i els terminis previstos a la legislació vigent, i en promou l'ús entre els seus proveïdors. Així mateix, es preveu que en els procediments de contractació es pugui incloure en els plecs de clàusules administratives l'obligatorietat de presentar factures electròniques o incloure'n l'emissió com a criteri de valoració d'ofertes.

Vist el que disposen la Llei 59/2003, de signatura electrònica; la Llei 56/2007, d'impuls de la societat de la informació; la Llei 30/2007, de 30 d'octubre, de contractes del sector públic; la Llei 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics; el Reial Decret 1496/2003, de 28 de novembre, pel qual s'aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació i de modificació del Reglament de l'IVA; l'Ordre EHA 962/2007, de 10 d'abril, que desenvolupa el Reial Decret 1496/2003, de 28 de novembre, en matèria de facturació telemàtica i conservació electrònica de factures i es regula la digitalització certificada, i l'Ordre PRE/2971/2007, de 5 d'octubre, i altres normes de desenvolupament.

A l'efecte de desenvolupar aquestes previsions, en ús de les competències que m'atorga l'article 52 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra i 51 i següents del Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra, ja citat,

HE RESOLT:

Article primer. Acceptació de factures electròniques per part de la UPF

La Universitat Pompeu Fabra, de conformitat amb l'article 50 de l'acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra, accepta expressament la utilització de mitjans electrònics en la remissió de les factures de les quals ella n'és destinatària, en els termes previstos en aquesta resolució.

Article segon. Facturació per part dels proveïdors

La factura electrònica podrà establir-se:

a) en els procediments de contractació administrativa o en el decurs de qualsevol procediment administratiu, quan així s'estableixi en les disposicions o en les bases reguladores, en els termes previstos en aquesta resolució.

b) mitjançant acords amb els proveïdors. Amb aquesta finalitat, es promourà que els proveïdors de la UPF utilitzin la factura electrònica per a tota la seva facturació amb la Universitat, mitjançant la signatura d'un conveni.

Article tercer. Obligacions de la Universitat

La facturació electrònica comporta les obligacions següents per a la UPF:

a) Conservar les factures electròniques, juntament amb les dades associades (signatura i certificat), en el format original.

b) Assegurar la llegibilitat de les factures en el format original.

c) Garantir l'accés complet a les dades (visualització, cerca selectiva, còpia o baixada en línia i impressió).

Article quart. Requisits

La remissió de factures electròniques que tingui com a destinatària la Universitat Pompeu Fabra es pot fer mitjançant sistemes que, per tal de garantir l'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut, compleixin el que estableix l'article 18 del Reial Decret 1496/2003, de 28 de novembre, i les condicions addicionals següents:

a) L'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de les factures electròniques es garantirà mitjançant l'exigència de signatura electrònica avançada o reconeguda, en els termes previstos en l'article 3.2 de la Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica.

b) El format de factura electrònica és el format "facturae". Aquest format es troba descrit mitjançant un esquema XSD, XML Schema Definition a http://www.facturae.es, en què s'ajusta el format de signatura electrònica a l'especificació XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903, o les evolucions d'aquest format, d'acord amb la regulació que amb aquesta finalitat faci l'Administració General de l'Estat, segons el que estableix l'Ordre PRE/2971/2007, de 5 d'octubre, sobre l'expedició de factures per mitjans electrònics quan el destinatari d'aquestes sigui l'Administració General de l'Estat o organismes públics vinculats o dependents d'aquella i sobre la presentació davant l'Administració General de l'Estat o els seus organismes públics vinculats o dependents de factures expedides entre particulars.  

c) El lliurament de les factures es farà a través del servei e.FACT, bé utilitzant la bústia de lliurament de factures accessible des de la seu electrònica de la UPF (https://seuelectronica.upf.edu/, accessible també des de http://www.upf.edu) o bé a través de les plataformes de facturació electròniques adherides al servei e.FACT.

d) Per a fer efectiva la tramesa, cal indicar en la factura el número de referència subministrat per la UPF i aquells altres elements que s'indiquin a la seu electrònica.

Article cinquè. Obligatorietat de la tramesa de factures electròniques

L'òrgan de contractació de la Universitat Pompeu Fabra ha d'acordar en cada licitació si procedeix exigir la presentació de factures electròniques en els plecs de clàusules administratives. En els casos en què la legislació general no prevegi l'obligatorietat, es valorarà establir-la en funció de l'import de la licitació i la periodicitat de la facturació.

En aquest cas, en els plecs de clàusules administratives s'introduirà la clàusula que consta com a annex 1 d'aquesta resolució.

Article sisè. Acceptació de la tramesa de factures electròniques

En el cas que no s'estableixi l'obligatorietat en els plecs de clàusules administratives es pot preveure la possibilitat que l'empresa adjudicatària accepti la tramesa de factures en format electrònic per a cada procediment de contractació. En aquest cas s'inclourà en els plecs de clàusules administratives la clàusula prevista a l'annex 2 d'aquesta resolució. S'entén que les empreses que hagin acceptat la factura electrònica per a un procediment concret estenen l'acceptació a la resta de procediments de contractació amb la UPF.

Article setè. Factures electròniques com a criteri de valoració d'ofertes

L'òrgan de contractació de la Universitat Pompeu Fabra ha d'acordar en cada licitació si procedeix establir que la presentació de les factures en format electrònic sigui un criteri per tenir en compte en la valoració de les ofertes.

En aquest cas, el plec de clàusules administratives dels procediments de contractació inclourà la clàusula de l'annex 3 d'aquesta resolució.

Article vuitè. Registre electrònic

Les factures presentades en format electrònic, prèvia comprovació que reuneixen els requisits d'identificació i d'autenticació necessaris per a l'assentament, seran registrades en el Registre electrònic de la UPF, que generarà un rebut de manera automàtica a l'adreça electrònica que hagi indicat el proveïdor.

Article novè. Conservació i arxiu

  1. La conservació de les factures i dels documents adjunts, juntament amb la signatura generada o validada d'acord amb el que estableixi la normativa vigent en la matèria, ha de garantir l'accés al document factura. També s'ha de garantir la impressió de les factures després de verificar-ne la signatura i que permetin aquesta verificació amb el document original electrònic.
  2. La conservació de factures en suport electrònic per mitjans que garanteixin un accés en línia a les dades, així com la seva càrrega remota i utilització per part de l'Administració Tributària, es farà d'acord amb el que estableix la normativa reguladora de les obligacions de facturació.

Article desè. Accés al servei de facturació electrònica

L'accés al servei de facturació electrònica es fa a través de la seu electrònica de la UPF (https://seuelectronica.upf.edu/, accessible també des de http://www.upf.edu) o bé a través de les plataformes de facturació electròniques adherides al servei e.FACT.

Disposició addicional primera. Plataforma de facturació electrònica

La Universitat Pompeu Fabra opera amb la plataforma e.FACT del Consorci Administració Oberta de Catalunya (AOC). Les característiques tècniques d'e.FACT es poden consultar a http://www.aoc.cat.

Disposició addicional segona. Delegació de competència

La competència de signatura dels convenis amb els proveïdors es delega en el vicerector o vicerectora competent en matèria econòmica.

Disposició addicional tercera. Digitalització de factures

La Universitat pot digitalitzar les factures que rebi en paper per incorporar-les als sistemes comptables. En el cas que s'eliminin els documents en paper s'haurà de seguir el procediment previst a l'Ordre EHA/962/2007, de 10 d'abril, o el que el substitueixi.

 

Josep Joan Moreso Mateos
Rector

Barcelona, 17 de febrer del 2012

 

Annex 1

Clàusula d'obligatorietat de la tramesa de factures electròniques per incloure en els plecs de clàusules administratives

De conformitat amb l'article 50 de l'acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra i la resolució (indicar la present resolució), el lliurament de factures per part de l'adjudicatari del contracte d'aquest procediment de contractació es farà per mitjans electrònics. La remissió de factures electròniques es farà mitjançant sistemes que compleixin les condicions següents:

  • L'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de les factures electròniques es garantirà mitjançant signatura electrònica avançada o reconeguda.
  • El format de factura electrònica és el format "facturae". Aquest format es troba descrit mitjançant un esquema XSD, XML Schema Definition a http://www.facturae.es, en què s'ajusta el format de signatura electrònica a l'especificació XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903, o les evolucions d'aquest format, d'acord amb la regulació que a tal efecte faci l'Administració General de l'Estat, d'acord amb el que estableix l'Ordre PRE/2971/2007, de 5 d'octubre, sobre l'expedició de factures per mitjans electrònics quan el destinatari d'aquestes sigui l'Administració General de l'Estat o organismes públics vinculats o dependents d'aquella i sobre la presentació davant l'Administració General de l'Estat o els seus organismes públics vinculats o dependents de factures expedides entre particulars.
  • El lliurament de les factures es farà a través del servei e.FACT, bé utilitzant la bústia de lliurament de factures accessible des de la seu electrònica de la UPF (https://seuelectronica.upf.edu/, accessible també des de http://www.upf.edu) o bé a través de les plataformes de facturació electròniques adherides al servei e.FACT.

Annex 2

Clàusula d'acceptació de tramesa de factures electròniques per incloure en els plecs de clàusules administratives quan no sigui obligatòria la tramesa

De conformitat amb l'article 50 de l'acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra i la resolució (indicar la present resolució), el lliurament de factures per part de l'adjudicatari del contracte d'aquest procediment de contractació es pot fer per mitjans electrònics.

D'acord amb la normativa reguladora de la facturació electrònica, la UPF acceptarà la recepció de factures que compleixin els requeriments següents:

  • L'autenticitat de l'origen i la integritat del contingut de les factures electròniques es garantirà mitjançant signatura electrònica avançada o reconeguda.
  • El format de factura electrònica és el format "facturae". Aquest format es troba descrit mitjançant un esquema XSD, XML Schema Definition a http://www.facturae.es, en què s'ajusta el format de signatura electrònica a l'especificació XML-Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903 o les evolucions d'aquest format, d'acord amb la regulació que a tal efecte faci l'Administració General de l'Estat, d'acord amb el que estableix l'Ordre PRE/2971/2007, de 5 d'octubre, sobre l'expedició de factures per mitjans electrònics quan el destinatari d'aquestes sigui l'Administració General de l'Estat o organismes públics vinculats o dependents d'aquella i sobre la presentació davant l'Administració General de l'Estat o els seus organismes públics vinculats o dependents de factures expedides entre particulars.
  • El lliurament de les factures es farà a través del servei e.FACT, bé utilitzant la bústia de lliurament de factures accessible des de la seu electrònica de la UPF (https://seuelectronica.upf.edu/, accessible també des de http://www.upf.edu) o bé a través de les plataformes de facturació electròniques adherides al servei e.FACT.

Juntament amb les ofertes i les sol·licituds de participació en aquesta licitació les  empreses presentaran l'acceptació per lliurar les factures electròniques en els termes establerts per aquest plec. S'entén que les empreses que hagin acceptat la factura electrònica per a un procediment concret estenen l'acceptació a la resta de procediments de contractació amb la UPF.

 

Annex 3

Clàusula de valoració de la factura electrònica com a criteri de valoració d'ofertes per incloure en els plecs de clàusules administratives

De conformitat amb l'article 50 de l'acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011, pel qual s'aprova el Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra i la resolució (indicar la present resolució), es valorarà amb x punts el lliurament de les factures en format electrònic per part de l'adjudicatari del contracte, sempre que reuneixin els requisits establerts en la clàusula XX (la que regula la recepció de factures en format electrònic) d'aquest plec.