La Universitat Pompeu Fabra (UPF) es regeix per la Llei 9/2017 de Contractes del Sector Públic i per la normativa que la desplega, sota la qual es permet concertar de forma directa contractes menors de subministraments i serveis de valor inferior o igual a 50.000 EUR (IVA no inclòs) –sempre que no vagin destinats a serveis generals i d’infraestructura–, amb el mateix proveïdor i per projecte com a ens autònom (segment autònom). No obstant això, les contractacions de subministraments o serveis en el marc de projectes de recerca també han de complir amb la normativa que marquen les entitats finançadores, i en aquest sentit, ens trobem amb l’obligació de demostrar la millor relació qualitat-preu del subministrament o servei escollit que exigeix la Unió Europea (UE). A fi i efecte de facilitar la correcta aplicació d’aquesta normativa s’ha preparat aquesta guia que s’aplicarà als contractes menors vinculats a projectes de recerca finançats amb fons europeus.

1. Característiques dels contractes menors

  • Import:  inferior o igual a 50.000,00 EUR (IVA no inclòs);
  • Objecte: es poden contractar pel mateix concepte i amb el mateix adjudicatari fins al límit indicat anteriorment;
  • Per projecte, si és autònom (té un segment i resolució);
  • Dintre d’un any pressupostari;
  • No poden ser objecte de pròrroga;
  • Necessitat no recurrent. En cas que ho sigui, caldrà dur a terme una licitació oberta.

2. Documentació de l’expedient de contractació en contractes menors

La tramitació d’expedients d’import inferior a 50.000 EUR (IVA no inclòs) segueix els criteris establerts a la Instrucció de la Gerència per a la Tramitació de Contractes Menors.

Per a contractes amb valor estimat superior a 5.000,00 € a més de l’informe d’inici i de justificació de la necessitat, que es pot emplenar seguint el Manual d'informes de contractes menors, aquesta tramitació pot requerir una sèrie de documentació que caldrà adjuntar a l’expedient de contractació per tal de demostrar la selecció del proveïdor seguint el criteri de la millor relació qualitat-preu i que vindrà determinada per l’import del subministrament o servei adquirit:

  • Amb caràcter general i per una adequada justificació de la despesa davant dels òrgans fiscalitzadors de la UE o altres entitats finançadores es recomana que qualsevol despesa vagi acompanyada d’evidències documentals que permetin comprovar que s’ha cercat sempre en la contractació la millor relació qualitat-preu.
  • Cost igual o inferior a 5.000 EUR (IVA no inclòs): només cal confeccionar la sol·licitud a àbac que validarà la Direcció del Campus.
  • Cost entre 5.001 EUR i 50.000,00 EUR (IVA no inclòs): a més de l’informe d’inici i de justificació de la necessitat validat per la Direcció del Campus, sempre caldrà aportar evidències de la tria del subministrament o servei escollit d’acord amb el criteri de millor relació qualitat-preu.
  • Cost igual o superior a 50.000 EUR (IVA no inclòs): és obligatori tramitar un expedient de contractació major que requereix l’elaboració i aprovació d’un plec de condicions. Aquest expedient s’elabora conjuntament entre el promotor i la Unitat de Contractació Administrativa.

Per tant, els expedients dels contractes menors hauran de contenir la documentació següent:

  • Informe d’inici i de justificació de la necessitat (excepte que les compres siguin iguals o inferiors a 5.000 EUR sense IVA).
  • Evidència documental del proveïdor seleccionat per demostrar la millor relació qualitat-preu del subministrament o servei escollit (sempre per compres entre 5.000 EUR i 50.000 EUR. Per imports inferiors a 5.000 EUR, si es disposa de la documentació, es recomana aportar-la, així s’evitaran riscos d’inelegibilitat).
  • Factura (tots els casos).
  • Informe final del contracte, si s’escau, on s’especificarà si hi ha hagut cap incidència en l’execució.

3. Evidències documentals per justificar la millor relació qualitat-preu

3.1. Únic adjudicatari per raons tècniques o drets d’exclusiva

S’acredita documentalment aquest caràcter exclusiu mitjançant qualsevol dels dos documents següents que s’han d’acompanyar a l’informe d’inici i de justificació de la necessitat:

a) Patent.

b) Certificat d’exclusivitat del producte a nivell nacional o internacional.

3.2. Tria entre diversos proveïdors

La persona responsable del projecte de recerca pot acreditar la tria de l’adjudicatari amb les evidències següents:

a) Consulta a proveïdors. La forma més habitual és demanar pressupostos, però s’admet qualsevol altra comunicació escrita amb un proveïdor que doni un preu. En cas que s’opti per demanar pressupost, s’aconsella que es faci a tres proveïdors mínim (si és menys, cal justificar el perquè –per exemple, són els únics proveïdors–). Recomanacions:

i. En demanar pressupost, sempre caldria fer-ho enviant el correu amb justificant de recepció.

ii. S’hauria de donar sempre un termini màxim de 5 dies per a rebre l’oferta, advertint que es poden no tenir en compte les ofertes rebudes passat el termini.

iii. Finalitzat el termini, s’haurien de recollir les ofertes rebudes (que de ser possible han d’estar datats i signats) i emetre l’informe indicant quines han respost i quines no i seleccionant l’empresa per raó de millor preu o, en altre cas, justificar les raons qualitatives per les quals s’opta per una altra oferta. Junt amb l’informe, cal acompanyar la documentació següent:

  • Pressupostos rebuts.
  • Correus amb acusament de recepció dels pressupostos demanats i que no han rebut resposta o quan la resposta ha estat negativa.

Si s’ha demanat pressupost i aquest no s’ha rebut, és vàlid a efectes de best value for money la justificació de que s’ha intentat, tot aportant l’acusament de recepció.

b) Consulta de preus de catàlegs obtinguts per internet. En aquest cas, s’ha d’imprimir la pàgina web en PDF, ja que quedarà imprès al marge del document la data de la impressió (condició indispensable). A l’informe cal indicar que s’ha fet la cerca de preus per catàleg i que l’oferta més econòmica és la triada.

c) Consulta de preus obtinguts per altres licitacions. En aquest cas, s’ha de fer referència a l’expedient de contractació on hi ha preus indicatius i s’especifica que s’ha triat l’oferta perquè és econòmicament més avantatjosa que els preus de referència de l’expedient de contractació.

d) Adjudicació a entitats homologades d’un acord marc. La contractació de subministraments i serveis recurrents s’han de cobrir preferentment mitjançant la formalització d’acords marc que permetin la realització de comandes individualitzades de petit import o l’agregació per obtenir un millor preu.

La UPF té establerts acords marc amb diversos proveïdors per a la compra de productes i contractació d’alguns serveis: equipament científic, equipament informàtic, viatges o compra de material fungible de laboratori, entre d’altres. Els proveïdors que ja han sigut seleccionats mitjançant concurs d'homologació oficial ens permeten treballar de forma més àgil i, sovint, amb condicions avantatjoses: preus competitius, entregues immediates, serveis de qualitat, reducció de riscos, etc. En aquest cas, com que ja s’ha passat un procés de licitació previ, es considera que la compra de productes o contractació dels serveis especificats en aquests acords marc ja compleixen el requisit de la millor relació qualitat-preu i, per tant, caldrà seguir el procediment que fixi l’acord marc, que en petits acords marcs, suposa sovint demanar oferta a qualsevol de les empreses homologades. Per tant, s’ha de consultar el mecanisme d’adjudicació.

e) Bases de dades i subscripcions: cal contactar amb la Biblioteca, la qual informarà del mecanisme a seguir per a la contractació i com es documenta.

f) Preus públics: A l’informe cal indicar que és un preu públic i ha de quedar reflectit així a la liquidació/factura. En aquest cas, no és un contracte menor i no cal contrast amb altres proveïdors.

 

Maig del 2025

Rosa Maria Pujante i Mitjavila

Gerent de la Universitat Pompeu Fabra


Versió original Novembre 2021

Actualització Maig 2025