La contractació de la Universitat Pompeu Fabra (UPF) es regeix per la Llei 9/2017 de Contractes del Sector Públic i per la normativa que la desplega. Per tal d’assolir una major eficiència en la gestió de la contractació de subministraments i serveis informàtics i audiovisuals, la UPF manté vigent l'adhesió a diversos sistemes de racionalització que promou el Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC), a través de les figures de l’Acord marc i el Sistema dinàmic d’adquisició.

L’objecte d’aquesta instrucció és fixar els criteris sobre com s’han de realitzar aquestes contractacions, ja sigui quan es promouen des del Servei d’Informàtica de forma centralitzada, com quan es promouen per a necessitats concretes des de les Àrees, Departaments, Serveis centrals o Unitats de Gestió Administrativa.

Per garantir el compliment de la llei de Contractes del Sector Públic per part de la UPF aquesta instrucció defineix els criteris únics a seguir per a la contractació de subministraments i serveis informàtics i audiovisuals disposant que els òrgans que s’identifiquen en aquesta instrucció seran de forma exclusiva els tramitadors en tots els casos, incloent-hi les compres per Internet.

1. Ús preferent dels sistemes de racionalització

De manera preferent cal recórrer a sistemes de racionalització en el procés de contractació. En el supòsit de que es vulgui tramitar una contractació que té cabuda dins el sistema de racionalització, però se’n vol defugir, caldrà justificar-ho raonadament tot i posant de relleu arguments de caràcter tècnic. El document justificatiu l’haurà de signar el responsable del pressupost descentralitzat (degà/degana, director/a del departament o de l’àmbit, cap de servei o responsable del segment de despesa).

Aquests casos de contractació al marge dels sistemes de racionalització s’haurien d’evitar i, en qualsevol cas, haurien de tenir un caràcter residual.

2. Acords marc

En les adquisicions basades en els Acords marc, se seguirà el procediment establert al plec administratiu de l’acord marc. Seguidament, s’indica la tramitació en el cas dels Acords marc que promou actualment el CSUC:

2.1. Contractacions amb valor estimat igual o inferior a 15.000,00 € sense IVA 

El Servei d’Informàtica tramitarà l’expedient de contractació.

Per a l’adjudicació del contracte basat, el Servei d’Informàtica s’ha de basar en els termes i en el procediment fixat en el plec de clàusules administratives de l’Acord marc, admetent-se la possibilitat d’enviar la invitació a una única empresa homologada, exceptuant aquells procediments de contractació en els que les clàusules establertes determinin convidar a més d’una empresa.

En l’adjudicació d’aquests basats s’autoritza la signatura al cap del Servei d’Informàtica com a òrgan de contractació.

2.2. Contractacions amb valor estimat superior a 15.000,00 € sense IVA

Quan es tracti d’adquisicions de bens inventariables, totes les unitats han de trametre les seves necessitats al Servei d’Informàtica, el qual prepararà la contractació segons les instruccions raonades tècnicament que es faciliti des de les Àrees, Departaments, Serveis centrals o Unitats de Gestió Administrativa. Cada unitat responsable trametrà les necessitats identificades a la Unitat de Contractació Administrativa mitjançant una memòria motivada i, eventualment, acompanyada d’una proposta de plec de condicions tècniques.

Quan es tracti de contractació de serveis o adquisicions no inventariables, les Àrees, Departaments, Serveis centrals o Unitats de Gestió Administrativa prepararan la contractació tot i trametent a la Unitat de Contractació Administrativa una memòria motivada tècnicament i, eventualment, acompanyada d’una proposta de plec de condicions tècniques, així com de la sol·licitud d’àbac.

La Unitat de Contractació Administrativa tramitarà, sempre amb el vistiplau tècnic del Servei d’Informàtica, l’expedient de contractació.

Per a l’adjudicació del contracte basat, la Unitat de Contractació Administrativa s’ha de basar en els termes i en el procediment fixat en l’acord marc.

3. Sistemes dinàmics d’adquisició

En les adquisicions basades en un Sistema dinàmic d’adquisició, se seguirà el procediment establert al plec administratiu. Seguidament s’indica la forma de tramitació en el cas dels Sistemes dinàmics que actualment promou el CSUC:

3.1. Contractacions amb valor estimat igual o inferior a 50.000,00 € sense IVA

El Servei d’Informàtica tramitarà l’expedient de contractació.

Per a l’adjudicació del contracte específic, el Servei d’Informàtica s’ha de basar en els termes i en el procediment fixat en el plec de clàusules administratives del Sistema dinàmic, admetent-se la possibilitat d’enviar la invitació a una única empresa homologada, excepte en els casos en els que les clàusules determinin convidar-ne a més d’una.

En l’adjudicació d’aquests contractes s’autoritza la signatura al cap del Servei d’Informàtica com a òrgan de contractació.

3.2. Contractacions amb valor estimat superior a 50.000,00 € sense IVA

Quan es tracti d’adquisicions de béns inventariables, totes les unitats han de trametre les seves necessitats al Servei d’Informàtica, el qual prepararà la contractació segons les instruccions raonades tècnicament que es faciliti des de les Àrees, Departaments, Serveis centrals o Unitats de Gestió Administrativa. El Servei d’Informàtica trametrà a la Unitat de contractació Administrativa l’informe de necessitats, juntament amb una memòria motivada i acompanyada d’una proposta de plec de condicions tècniques .

Quan es tracti de contractació de serveis o adquisicions no inventariables, les Àrees, Departaments, Serveis centrals o Unitats de Gestió Administrativa prepararan la contractació amb una memòria motivada tècnicament i un plec tècnic que es trametrà a la Unitat de Contractació Administrativa juntament amb la sol·licitud d’àbac.

La Unitat de Contractació Administrativa tramitarà, sempre amb el vistiplau tècnic del Servei d’Informàtica, l’expedient de contractació.

Per a l’adjudicació del contracte específic, la Unitat de Contractació Administrativa s’ha de basar en els termes i en el procediment fixat en el plec de clàusules administratives del Sistema dinàmic, convidant a totes les empreses en la categoria i família o producte en la que estiguin homologades.

4. Contractacions no contemplades als sistemes de racionalització

En cas que la necessitat no estigui compresa dins dels sistemes de racionalització o s’hagi justificat per raons econòmiques o tècniques que no es pot emprar el sistema establert, són d’aplicació els procediments previstos a la Llei 9/2017 de Contractes del Sector Públic, sobre el que es fan les següents precisions:

4.1. Contractacions en activitats de recerca finançades.

El Servei d'Informàtica tramitarà l'expedient de contractació el qual s'ha de preparar d'acord amb els criteris establerts a la Guia per a la contractació de subministraments i serveis en activitats de recerca finançades per fons públics. L'elaboració de l'expedient es realitzarà de forma consensuada amb el sol·licitant i serà validat pel Servei de Recerca.

4.2. Contractacions en activitats no finançades per recerca

4.2.1. Contractacions amb valor estimat fins a 15.000,00 € sense IVA.

Serà d’aplicació la Instrucció de la Gerència per a la Tramitació de Contractes Menors.

El Servei d’Informàtica tramitarà l’expedient de contractació.

Es poden contractar pel mateix concepte i amb el mateix adjudicatari fins al límit de 15.000,00 €, dintre d’un any pressupostari, sense que sigui possible la pròrroga i la modificació i, sempre que es tracti de necessitats no recurrents. En cas que ho sigui, caldrà dur a terme un expedient amb licitació.

Amb caràcter general es recomana que qualsevol despesa vagi acompanyada d’evidències documentals que permetin comprovar que s’ha cercat sempre en la contractació l’oferta econòmicament més avantatjosa o la millor relació qualitat-preu.

Quan el valor estimat de la contractació sigui igual o inferior a 5.000,00 € (IVA no inclòs): només cal confeccionar la sol·licitud a àbac (unitat proposant) i la factura. Quan el valor estimat estigui entre 5.001,00 € i 14.999,99 € (IVA no inclòs): cal emplenar l’informe d’inici i aportar evidències de la tria del subministrament o servei escollit d’acord amb l’oferta econòmicament més avantatjosa o la millor relació qualitat-preu.

Es consideren evidències vàlides per acreditar la tria del subministrament o servei les següents:

4.2.1.1. Únic adjudicatari per raons tècniques o drets d’exclusiva

S’acredita documentalment aquest caràcter exclusiu mitjançant qualsevol dels dos documents següents que s’han d’acompanyar a l’informe d’inici i de justificació de la necessitat:

a) Patent.

b) Certificat d’exclusivitat del producte a nivell superior a l’àmbit espanyol.

4.2.1.2. Tria entre diversos proveïdors

Son vàlides les evidències següents:

a) Consulta a proveïdors. La forma més habitual és demanar pressupostos, però s’admet qualsevol altra comunicació escrita amb un proveïdor que doni un preu. En cas que s’opti per demanar pressupost, s’aconsella que es faci a tres proveïdors mínim (si és menys, cal justificar el perquè –per exemple, són els únics proveïdors–).

Recomanacions:

i. S’ha de donar sempre un termini màxim de 48 hores per a rebre l’oferta, advertint que es poden no tenir en compte les ofertes rebudes passat el termini establert.

ii. Finalitzat el termini, s’han de recollir les ofertes rebudes i seleccionar l’empresa per raó de millor preu o, en altre cas, justificar en un informe les raons qualitatives per les quals s’opta per una altra oferta.

Si s’ha demanat pressupost i aquest no s’ha rebut, és vàlid la justificació de que s’ha intentat, tot aportant l’evidència de l’enviament del correu.

b) Consulta de preus de catàlegs obtinguts per internet. En aquest cas, s’ha d’imprimir la pàgina web en PDF, ja que quedarà imprès al marge del document la data de la impressió (condició indispensable), se seleccionarà l’empresa per raó de millor preu o, en altre cas, caldrà justificar en un informe les raons qualitatives per les quals s’opta per una altra oferta

c) Consulta de preus obtinguts per altres licitacions. En aquest cas, en un informe adjunt s’ha de fer referència a l’expedient de contractació on hi ha preus indicatius i s’ha d’especificar que s’ha triat l’oferta perquè és econòmicament més avantatjosa que els preus de referència de l’expedient de contractació.

4.2.2. Contractacions amb valor estimat igual o superior a 15.000,00 € sense IVA.

És obligatori tramitar un expedient de contractació major que requereix l’elaboració i aprovació d’un plec de

condicions tècniques i una memòria justificativa que elaborarà la unitat promotora: bé el Servei d’Informàtica en el cas de compres inventariables o contractacions centralitzades, o bé i les Àrees, Departaments, Serveis centrals o Unitats de Gestió Administrativa, en altres casos.

5. Entrada en vigor

Aquesta instrucció entrarà en vigor des del dia següent de la seva signatura i ha de ser objecte de publicació al portal de transparència de la Universitat.

 

Rosa Maria Pujante i Mitjavila

Gerent

Barcelona, 14 de juliol de 2025