Acord del Consell de Govern de 9 de desembre del 2020 i modificat per acord de Consell de Govern de 21 de febrer de 2024

Els Estatuts de la UPF estableixen la democràcia entre els seus principis rectors i atribueixen als òrgans de govern el mandat de donar-hi plena efectivitat. És indubtable que els procediments electorals són un instrument que ha de contribuir decisivament a aquest objectiu i ha de garantir la plena participació de tots els col·lectius que formen part de la comunitat universitària en els òrgans de govern i representació. A més, els procediments electrònics que ofereix la tecnologia actual poden afavorir l’aprofundiment democràtic, atès que faciliten la participació dels electors encara que no es trobin físicament a la Universitat. En la situació generada per la pandèmia que està patint el món, no cal dir que resulta encara més adequat i necessari recórrer a aquests procediments electrònics, com ha fet la UPF en tost els seus àmbits d’actuació.

La UPF va aprovar, per acord del Consell de Govern de 14 de desembre del 2011, la normativa que va permetre desenvolupar els primers procediments electorals amb votació electrònica a la nostra institució. Gràcies a això, durant aquests anys, ja han pogut tenir lloc diverses eleccions amb votació electrònica amb plenes garanties.

L’experiència acumulada i els avenços tecnològics des del 2011 fan aconsellable revisar la normativa vigent i substituir-la per una de nova que en preservi els principis essencials que assegurin un sufragi universal, lliure, igual, directe i secret.

Entre els principals canvis que incorpora aquesta normativa, cal destacar-ne aquells que adapten les regles electorals a les facilitats que permeten els mitjans electrònics.

En primer lloc, s’elimina el període de votació anticipada, atès que quan hi ha votació electrònica s’estableix un termini de votació, com a mínim, superior a un dia. A la pràctica, normalment aquest període s’estén durant cincs dies i ha tingut un bon funcionament, per la qual cosa els objectius perseguits amb la fixació d’un període de votació anticipada –totalment pertinent en una votació no electrònica– ja queden plenament garantits amb aquesta extensió temporal. Així mateix, quan la votació és electrònica, en haver-hi diversos dies de votació, cal concretar el període en què es poden efectuar actes d’informació o de campanya electoral. La normativa preveu que aquests actes informatius es poden iniciar amb la proclamació definitiva dels candidats i fins a les zero hores del dia d’inici del període electoral. S’aclareix, doncs, un aspecte rellevant que havia suscitat dubtes d’aplicació i havia arribat a generar algunes reclamacions davant la Junta Electoral.

D’altra banda, un dels elements essencials que garanteixen la seguretat de la votació electrònica és la utilització d’una clau criptogràfica, que permet xifrar i desxifrar la informació. En la normativa vigent fins ara, tan sols es preveu que aquesta clau es pugui trobar dividida en fraccions entre els membres de la Junta Electoral competent. Aquest sistema, que també es manté en la nova normativa, exigeix la presència física i simultània de tots o alguns membres de la Junta electoral corresponent, per la qual cosa resulta menys adequat en situacions de restricció de la mobilitat i la presència de les persones com les que hem viscut aquests darrers mesos. Per això, la nova normativa preveu que aquesta clau pugui guardar-se en certificats predefinits gestionats per la pròpia aplicació, un sistema que ofereix igualment plenes garanties de seguretat.

 

Article 1. Àmbit d’aplicació

1. Aquesta normativa és d’aplicació a totes aquelles eleccions que tinguin lloc a la UPF en què prèviament hagi estat establert pel secretari o secretària general que s'aplica el sistema de votació electrònica i així s'indiqui a la convocatòria, ja sigui com a sistema únic o amb convivència amb el vot en paper.

2. També serà aplicable quan, no havent estat resolt prèviament pel secretari o secretària general, s’indiqui de forma expressa a la convocatòria que serà possible la utilització de la votació electrònica si així ho estableix en resolució el secretari o secretària general, i sempre abans de l’acabament del període de presentació de candidatures.

3. També serà aplicable a totes aquelles eleccions on la normativa de la UPF hagi previst com a únic sistema de votació el de votació electrònica.

Article modificat per acord de Consell de Govern de 21 de febrer de 2024

Article 2. Principis i garanties del sistema de votació electrònica

El sistema de votació electrònica de la Universitat Pompeu Fabra garanteix que el sufragi és universal, lliure, igual, directe i secret. Es basa en els principis i garanties següents:

a) Principis en relació amb el caràcter secret del sufragi:

1. El vot electrònic s'organitza de manera que es pugui excloure en qualsevol fase dels procés de votació i, en particular en l'autenticació de l'elector, tot allò que posi en perill el secret de vot.

2. El sistema de vot electrònic garanteix que els vots introduïts a l'urna i els vots comptats són, i es mantenen, anònims, i que no és possible reconstruir el vincle entre el vot i el votant.

3. El sistema de vot electrònic està dissenyat de manera que el nombre de vots de cada urna electrònica no permeti relacionar el resultat amb els vots individuals.

4. S'estableixen les mesures necessàries per tal d'assegurar que la informació necessària durant el procés electrònic no pot ser usada per trencar el secret de vot.

b) Garanties de transparència:

1. La Universitat informa del sistema de vot electrònic a la comunitat universitària i del seu ús per establir confiança en el seu ús.

2. Aquesta informació és públicament disponible.

c) Garanties de verificabilitat i responsabilitat del sistema:

1. Els components de vot electrònic són coneguts per l'administració electoral de la UPF amb la finalitat de comprovació i certificació.

2. Abans de la posta en marxa del sistema de vot electrònic i en les seves modificacions es verifica el correcte funcionament i que s'han adoptat les mesures de seguretat necessàries.

d) Garanties de fiabilitat i seguretat del sistema:

1. La universitat garanteix la fiabilitat i seguretat del sistema de vot electrònic.

2. S'adopten les mesures necessàries per evitar el frau o intervencions desautoritzades que puguin afectar al sistema durant el procés de votació sencer.

3. Abans de qualsevol votació electrònica cal comprovar que el sistema de vot electrònic opera correctament.

4. S'adopten les mesures per conservar la disponibilitat del sistema de votació electrònica durant el procés de vot i de resistència al funcionament defectuós, avaries o atacs de denegació de servei.

5. Només les persones designades per l'autoritat electoral de la UPF poden tenir accés a la infraestructura central, els servidors i les dades d'elecció. Les activitat tècniques crítiques es fan per equips de com a mínim dues persones i aquestes operacions es fan fora de períodes d'elecció.

6. Mentre la urna estigui oberta, després de qualsevol intervenció autoritzada que afecti el sistema s’ha de fer un informe, i serà controlada per representants de l'autoritat electoral.

7.  El sistema de vot electrònic manté la disponibilitat i integritat dels vots. També manté la confidencialitat dels vots i els manté impermeabilitzats fins el procés de recompte. Si s'emmagatzema o es comunica fora d'ambients controlats, els vots s'encripten.

8. Els vots i la informació de votants roman impermeabilitzats mentre les dades estiguin d'una manera que puguin ser associades. La informació d'autenticació està separada de la decisió del votant en una fase predefinida en l'elecció.

Article 3. Mesures de seguretat del sistema de votació

1. Als efectes de la protecció de dades personals, ultra les mesures de seguretat tecnològica aplicades al sistema de vot electrònic a partir de la categorització que se’n faci en aplicació de l’Esquema Nacional de Seguretat, s’adopten les mesures tècniques i organitzatives apropiades per garantir un nivell de seguretat adequat, d’acord amb el Reglament General de Protecció de Dades. Aquestes mesures es revisen i s’actualitzen periòdicament.

2. En les campanyes institucionals que s'organitzen amb votació electrònica, a més de promoure la participació, es dóna informació sobre el sistema de votació, el procediment i les mesures de seguretat aplicades i com seran tractades les seves dades.

3.Només la persona que ha emès el vot en pot conèixer el contingut. En la fase d'emissió del vot els sistemes d'emmagatzematge dels vots emesos no poden ser accedits, per consulta o alteració, des de xarxes externes de caràcter públic o xarxes internes. Ningú no pot conèixer el contingut del vot d'una persona ni tampoc per mitjà de processos d'explotació de la informació a partir de l'exportació de bases de dades o la còpia d'aquesta informació a altres ubicacions que permetin un accés fora dels canals habituals d'explotació de la informació. S'apliquen les mesures de seguretat en relació als usuaris d'aplicacions informàtiques relacionades amb l'explotació de dades i del personal tècnic o administradors del sistema que puguin tenir relació amb els servidors i infraestructures tècniques de suport al procés de votació electrònica.

4. Les paperetes electròniques s'han de conservar de forma que no coincideixi amb l'ordre en què han estat emesos els vots.

5. La informació sobre els vots no és accessible fins que no finalitzi el termini de votació del conjunt del procés electoral. La informació està convenientment custodiada fins que els sistemes d'escrutini comencen a comptabilitzar els vots rebuts.

6. S'estableixen mesures de seguretat per al transport de la informació des dels dispositius fins als sistemes d'escrutini o de consolidació de resultats tant si el transport es basa en xarxes de telecomunicacions, com en el trasllat físic de dispositius d'emmagatzematge. S'utilitzen mecanismes d'encriptació segura.

7. Als efectes de salvaguardar la no-alteració de la informació en els processos d'escrutini i de controlar errades informàtiques es lliura als votants un comprovant del seu vot, que actua de resguard del vot exercit. La Mesa Electoral Electrònica publicarà un enllaç on l’elector o electora podrà comprovar amb el codi alfanumèric que el seu vot ha estat registrat. Aquest comprovant en cap cas ha de deixar deduir el contingut del vot.  El responsable del tractament de les dades personals ha de salvaguardar la informació emmagatzemada i el suports que la contenen (còpies de seguretat, per exemple), i garantir que només pot accedir a aquesta informació la persona a la que correspon el vot emès.

8. Una vegada tancat oficialment el procés de votació i finalitzat l'escrutini, la informació queda bloquejada fins que finalitzen els terminis dels recursos previstos al reglament electoral.

Article 4. Definicions

Als efectes d’aquesta normativa, cal entendre els conceptes definits en els termes següents:

a) Període de votació electrònica o període electoral: termini establert per la Junta Electoral durant el qual transcorre la votació electrònica i que és superior a un dia.

b) Consulta del cens electoral: per evitar accessos o utilitzacions indegudes, la consulta dels censos electorals en el cas d'eleccions a claustre universitari i a rector o rectora es farà per mitjans electrònics prèvia identificació dels interessats, que podran accedir a les seves dades individuals.

c) Mesa Electoral Electrònica: La Junta Electoral de la UPF i les juntes electorals descentralitzades es constitueixen en Mesa Electoral Electrònica d’acord amb les previsions de l’article 8 de la present normativa, tot sumant a les seves pròpies funcions, les previstes a l’article 7.

En el cas d’eleccions on no és necessària la intervenció de la Junta Electoral de la UPF o de les juntes electorals descentralitzades, la Mesa Electoral corresponent es constituirà com a Mesa Electoral Electrònica d’acord amb les previsions dels articles 18 i 19 del Reglament Electoral de la UPF.

d) Mesa d’Administració: Mesa que pot constituir la Junta Electoral o la Mesa Electoral Electrònica i que està formada per un equip de suport tècnic i administratiu.

e) Clau criptogràfica: codi alfanumèric que permet xifrar i desxifrar informació que es pot trobar o bé dividida en fraccions entre els membres de la Junta Electoral competent o bé en certificats predefinits gestionats per la pròpia aplicació.

Article 5. Sistema de votació i mitjans

1.El sistema de vot electrònic implantat a la UPF és de vot electrònic que es registra per mitjà d'un dispositiu connectat a internet davant una urna digital remota situada en un recinte protegit i sota la custòdia de la Junta Electoral competent.

2. Els electors podran exercir el dret de vot des dels seus terminals i els de la Universitat. S'indicarà si els dies del període electoral la universitat facilitarà terminals addicionals a cada campus per tal que els membres de la comunitat universitària que ho desitgin puguin emetre-hi el seu vot, amb totes les garanties de seguretat i confidencialitat.

3. Així mateix la Universitat donarà suport tècnic i tecnològic per efectuar la votació electrònica i es resoldran els dubtes i incidències que es presentin. Es facilitarà als electors un mitjà a través del qual puguin tramitar les incidències tècniques.

Article 6. Campanya electoral

En cas que la convocatòria d’eleccions indiqui de forma expressa a la convocatòria que serà possible la realització de votació electrònica si així ho estableix en resolució el secretari o secretària general, s’ha de preveure un calendari electoral alternatiu tot establint que la campanya electoral, en cas de votacions electròniques, s’inicia a partir de la proclamació definitiva de candidats i fins a les zero hores de l’inici del període electoral.

Article 7. Òrgans responsables del procés electoral

1. La Junta Electoral de la UPF i les juntes electorals descentralitzades tindran, en l'àmbit de les seves competències, la supervisió i el control dels sistemes electrònics de votació.

2. Correspon a la Secretaria General la direcció i coordinació dels mitjans humans en el cas de les eleccions a òrgans unipersonals i col·legiats d'àmbit general en els que es voti per sufragi universal, lliure i secret. En el cas d'òrgans col·legiats d'àmbit particular la direcció i coordinació recau en la secretaria de les unitats acadèmiques per mitjà de la secretaria acadèmica. La vicegerència competent en matèria de tecnologies de la informació i comunicació és la responsable de la direcció i coordinació dels mitjans tecnològics per a la realització del vot electrònic.

3. La Junta Electoral de la UPF i les juntes electorals descentralitzades disposaran de l'assessorament i suport tecnològic necessari al sistema de votació electrònica.

4. La Junta Electoral competent segons el tipus d'elecció serà la responsable de la custòdia dels vots emesos i de l'obertura de la urna electrònica en presència dels interventors designats, si és el cas. A aquests efectes es constituirà en Mesa Electoral Electrònica, responsable de l'escrutini i de la custòdia de la clau criptogràfica.

5. La Mesa Electoral Electrònica estendrà les actes d'escrutini, que seran publicades. També serà la competent per resoldre les reclamacions i recursos.

6. La Junta electoral o la Mesa Electoral Electrònica podrà constituir una Mesa d'administració per a resoldre les incidències tècniques o administratives que es puguin produir durant la votació electrònica, en la que hi col·laborarà un equip de suport tècnic que assessorarà en aspectes tecnològics.

Article 8. Procediment de votació electrònica

1. La Junta electoral competent es constituirà en Mesa Electoral Electrònica abans de l’inici del període electoral. A la reunió hi podran assistir els interventors designats, si és el cas, i l'equip de suport responsable del manteniment del vot electrònic.

2. Abans d'iniciar-se el període de votació electrònica, caldrà que la Mesa Electoral Electrònica validi el contingut de la votació utilitzada a cadascuna de les eleccions d'acord amb criteris objectius i igualitaris per als candidats i que generi la clau criptogràfica que serà custodiada per la mateixa Mesa Electoral Electrònica.

3. Els electors s'hauran de connectar a la web electoral, on s'ubicarà l’urna digital, la direcció de la qual s'haurà facilitat en la difusió de la convocatòria o a través del Campus Global.

4. El sistema d'identificació i autenticació dels electors amb dret a vot serà mitjançant els certificats digitals reconeguts inclosos en la llista de confiança de prestadors de serveis de certificació (TSL) establerts a Espanya, publicada a la seu electrònica del Ministeri d'Indústria, Energia i Turisme,  i, amb caràcter subsidiari, identificant-se prèviament amb el NIS/password al Campus Global.

5. En les pantalles de votació, l'elector trobarà la relació de les candidatures proclamades. En el cas que un mateix elector hagi de votar a més d'una elecció o dins d'una mateixa elecció en més d'una circumscripció, haurà de trobar clarament indicat en quina elecció està exercint el vot. La pantalla de votació ha d'especificar clarament el nombre màxim de candidats que poden ser votats. Caldrà procurar que els candidats apareguin en una sola pantalla i, cas de no ser possible, una indicació clara de l'existència de més pantalles.

A més del noms dels candidats trobarà l'opció de votar en blanc i el vot nul.

6. Una vegada realitzada l'opció de vot, caldrà prémer el botó corresponent i a continuació es mostrarà la candidatura o candidatures escollides i se li sol·licitarà la confirmació de l'opció escollida.

Una vegada confirmada l'opció de vot, es codificarà el vot amb la clau criptogràfica i es remetrà a la urna digital remota.

7. Una vegada finalitzat el processament del vot, es donarà l'opció d'imprimir o guardar el rebut amb el codi de control, que permetrà comprovar a l'elector o electora que el seu vot ha estat emès i utilitzat en l'escrutini.

8. Només es podrà votar una vegada.

Article 9. Incidències en el procés de votació

1. Si per causa de força major o per qualsevol incidència tècnica no és possible iniciar l'acte de votació o d'escrutini, o s'interrompen una vegada iniciats, la Junta Electoral, en funció de la durada i les causes podrà adoptar qualsevol de les solucions següents:

a) Prorrogar la durada del període de votació electrònica pel temps que estimi convenient.

b) Suspendre o ajornar la votació o escrutini.

c) Acordar que la votació es faci de forma presencial, indicant els terminis pertinents i ordenant el sorteig de meses electorals.

En el cas d'optar pel cas b) o c) es podrà acordar la destrucció dels vots que ja s'haguessin emès electrònicament, així com de la clau criptogràfica. En aquest cas, els electors tornaran a emetre el seu vot.

2. Si l'anomalia comporta la substitució dels computadors que conformen el sistema electoral, la Junta electoral podrà ordenar la seva reposició o la destrucció dels vots i de la clau criptogràfica. Si el que s'ha de substituir és la urna electrònica, la Junta Electoral decidirà quan cal procedir a la destrucció dels vots i de la clau criptogràfica.

3. El president de la Junta electoral comunicarà les mesures a l'òrgan competent a fi de que s'informi a l'electorat.

4. Les incidències produïdes al llarg del procés electoral i les mesures de resolució adoptades es faran constar en acta.

Article 10. Escrutini del vot electrònic

1. La Mesa Electoral Electrònica o el membre de la Mesa d'Administració autoritzat per la Junta Electoral competent, acabades les votacions electròniques, amb presència dels interventors, si n'hi ha, i dels assessors tècnics de vot electrònic, procediran a reconstruir la clau criptogràfica, descodificar els vots i iniciar l'escrutini.

2. El procés de descodificació dels vots garanteix que en cap cas es pugui conèixer la identitat dels votants.

3. En el cas de les eleccions de rector, a partir dels resultats escrutats, la Junta Electoral  de la UPF aplicarà la ponderació de vots prevista als Estatuts de la UPF.

Article 11. Publicitat dels resultats i conservació de dades

1. La Junta Electoral publicarà el resultat provisional de les eleccions sense que, de la informació detallada, en cap cas en sigui possible deduir el sentit del vot dels votants de circumscripcions petites.

2. Llevat d’impugnació, transcorregut el termini de quatre mesos des de la proclamació definitiva dels candidats electes, la Junta Electoral procedirà a la destrucció tant de la clau criptogràfica que permet obrir la urna electoral, com dels vots electrònics dipositats a la urna electrònica remota.

No es podran destruir els vots sotmesos a impugnació o reclamació ni la clau criptogràfica, fins que finalitzi el procediment corresponent, de manera que se n’ha d’assegurar la custòdia i conservació.

3. Fins a la destrucció de la clau criptogràfica i dels vots electrònics dipositats a la urna, la Junta Electoral procedirà a la custòdia de la clau criptogràfica i dels vots electrònics dipositats a la urna, tot guardant en un suport informàtic la llista de vots electrònics xifrats.

4. La Secretaria General conservarà tota la informació generada durant el procés electoral que garanteixi que els vots emesos no han estat alterats.

Disposició addicional primera. En el cas que en la convocatòria s'especifiqui, els candidats poden assenyalar que en la candidatura consti la seva foto. En aquest cas, la imatge que es publicarà serà la que consta en el Sistema d'Acreditació d'Usuaris de la Universitat.

Disposició addicional segona. El procediment de votació electrònica es regeix per aquesta normativa i per la resta de disposicions del reglament electoral de la UPF en tot allò que sigui aplicable.

Disposició derogatòria única. Aquesta normativa deroga la Normativa d'aplicació als procediments electorals amb votació electrònica, aprovada per acord del Consell de Govern de 14 de desembre del 2011.

Disposició final única. Aquesta normativa entrarà en vigor l’endemà de la seva aprovació per part del Consell de Govern.