Normativa sobre convenios administrativos firmados por la Universidad Pompeu Fabra
El capítol VI del títol preliminar de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, del sector públic regula els convenis administratius, en la línia prevista en el Dictamen 878 del Tribunal de Cuentas, de 30 de novembre del 2010, que recomanava sistematitzar el seu marc legal i la tipologia, establir-ne els requisits per a la seva validesa i imposar l'obligació de remetre'ls al mateix Tribunal o al corresponent de cada comunitat autònoma.
Així, els articles 47 i següents de l'esmentada Llei, d'aplicació a les universitats públiques, desenvolupa un règim complet dels convenis, fixa el seu contingut mínim, les classes, la durada i l'extinció, i n'assegura el control.
A banda, les importants i extenses relacions de la Universitat amb altres organismes genera la signatura de molts convenis, i aquesta important producció fa necessari dictar unes normes que facilitin i que agilitin la tramitació administrativa d'elaboració dels convenis amb un procediment que garanteixi que la signatura d'un conveni ha seguit tots els tràmits necessaris que requereix per confirmar-ne l'oportunitat i la legalitat, a més del seu coneixement per part de tots els òrgans i unitats implicades.
És per això, que el Consell de Govern,
ACORDA:
Aprovar la normativa sobre convenis administratius signats per la Universitat Pompeu Fabra.
Títol 1. Definició, classes i contingut dels convenis
Article 1. Objecte i definició
1. L'objecte d'aquesta normativa és regular la subscripció de convenis administratius de la Universitat Pompeu Fabra amb altres entitats públiques o privades, de qualsevol nacionalitat, i el procediment de proposta, tramitació, aprovació, signatura i control d'aquests convenis.
2. S'entén per conveni els acords, amb efectes jurídics, adoptats per la Universitat amb administracions públiques, amb els organismes públics i entitats de dret públic vinculats o dependents d'aquelles o d'ella mateixa, amb altres universitats i amb subjectes de dret privat per a un fi comú.
No tenen la consideració de convenis, a efectes de la Llei 40/2015, els protocols generals d'actuació o els instruments similars que comportin meres declaracions d'intenció de contingut general o que expressin la voluntat de les administracions i les parts subscriptores per actuar amb un objectiu comú, sempre que no suposin la formalització de compromisos jurídics concrets i exigibles. Això no obstant, queden subjectes a la present normativa interna a efectes de tramitació amb les especialitats indicades quant al procediment.
3. Els convenis no poden tenir per objecte prestacions pròpies dels contractes. En aquest cas, la seva naturalesa i el règim jurídic s'ajustaran a la legislació de contractes del sector públic.
4. No se sotmeten a aquesta normativa les encomandes de gestió, els convenis que finalitzen un procediment administratiu, ni tampoc els instruments que suposen la cessió de la titularitat de la competència, que es regulen per les seves pròpies normes.
Article 2. Negocis jurídics exclosos
No tenen la consideració de convenis i, per tant, queden exclosos d'aquesta normativa, els contractes de qualsevol naturalesa i en particular:
- Els de l'àmbit d'aplicació de la Llei de contractes del sector públic i de la Llei de patrimoni.
- Els contractes subscrits a l'empara de l'article 83 de la LOU i els relatius als projectes de recerca, al suport tecnològic i a la transferència de tecnologia.
- Les donacions de persones privades, físiques o jurídiques i qualsevol negoci jurídic subscrit amb persona privada que estigui sotmès al dret privat.
Article 3. Convenis amb especialitat per la matèria
Tots els convenis signats per la Universitat Pompeu Fabra seguiran el procediment de proposta, tramitació, aprovació, signatura i control previst en aquesta normativa, si bé hi ha convenis que per l'especialitat de la matèria hauran de tenir en compte, a més, la normativa o acord específic que els reguli, com ara:
- Els convenis per a l’adscripció de centres d'ensenyament superior o per a l'adscripció o creació de centres de recerca o d’instituts universitaris de recerca conjuntament amb altres institucions.
- Els concerts amb institucions sanitàries previstos a la legislació sanitària i universitària.
- Els convenis que instrumentin una subvenció hauran de complir el previst en la legislació de subvencions que els resulti aplicable.
- Els convenis d’Organització i desenvolupament d’ensenyaments conjunts conduents a l’obtenció d’un títol oficial o propi.
- Els convenis de cotutela de tesi.
- Els convenis de cooperació educativa.
- Els convenis per adscriure o vincular residències universitàries.
- Els convenis d’avantatges per a la comunitat universitària que preveuen descomptes, ofertes, etc., sense contraprestació per part de la Universitat.
- Els convenis amb entitats bancàries per donar serveis bancaris o financers a la comunitat universitària
Article 4. Tipus de conveni
Els convenis poden ser del tipus següent:
a) Convenis interadministratius: els signats per la Universitat amb administracions públiques o els seus ens dependents o vinculats.
b) Convenis intraadministratius: els signats per la Universitat amb els seus ens dependents o vinculats.
c) Convenis signats per la Universitat amb entitats privades.
d) Convenis signats per la Universitat amb subjectes de dret internacional que no siguin constitutius ni de tractat internacional, ni d'acord internacional administratiu, ni d'acord internacional no normatiu, que estan sotmesos a l'ordenament jurídic del país que determinin les parts.
Article 5. Classes de conveni
Els convenis poden ser de la classe següent:
1. Convenis generals: els que estableixen línies generals de cooperació i d'intercanvi i comprenen a tota la Universitat. En general, requereixen el desenvolupament mitjançant convenis específics.
2. Convenis específics: els que plantegen un objectiu determinat, amb indicació de les obligacions i les contraprestacions concretes de les parts.
Article 6. Contingut dels convenis
Els convenis han de contenir, com a mínim, els elements següents:
a) Subjectes que subscriuen el conveni i la capacitat jurídica amb què actua cada una de les parts, amb indicació expressa de les dades identificatives de les entitats, de la competència en la qual es fonamenta l'actuació de la Universitat, i de la responsabilitat, càrrec o poders que ostenta la persona que signa com a representant de l'altra part.
b) Una part expositiva en la qual es descriuen les raons i les circumstàncies que motiven la col·laboració.
c) En el cas que existeixi un conveni general previ, els convenis específics hi hauran de fer referència.
d) Descripció de l'objecte del conveni, i actuacions que ha de fer cada subjecte per al seu compliment, amb indicació, en el seu cas, de la titularitat dels resultats obtinguts.
e) Obligacions i compromisos econòmics assumits per cada una de les parts, si n'hi ha, amb indicació de la seva distribució temporal per anualitats i la seva imputació concreta al pressupost corresponent, d'acord amb el previst en la legislació pressupostària.
f) Conseqüències aplicables en cas d'incompliment de les obligacions i els compromisos assumits per cadascuna de les parts i, en el seu cas, els criteris per determinar la possible indemnització per l'incompliment.
g) Mecanismes de seguiment, vigilància i control de l'execució del conveni i dels compromisos adquirits, bé sigui amb la creació de comissions mixtes, bé amb la indicació del responsable de cada entitat per al seguiment, o d’altres que permetin aquesta funció, a més de la presentació de memòries, documents, resultats o similars. Aquest mecanisme resoldrà els problemes d'interpretació i compliment que es puguin plantejar respecte dels convenis.
h) El règim de modificació del conveni. Si manca una regulació expressa, la modificació del contingut del conveni requerirà acord unànime de les parts signants.
i) Termini de vigència del conveni sota les regles següents:
- Els convenis tindran una durada determinada, que no pot ser superior a quatre anys, llevat que normativament estigui previst un termini superior.
- En qualsevol moment abans de la finalització del termini establert en l'apartat anterior, els signants del conveni podran acordar-ne unànimement la pròrroga per un període de fins a quatre anys addicionals o la seva extinció.
j) Sotmetiment a la jurisdicció que correspongui. Alternativament i sempre que estigui justificat i les parts signants hi estiguin d'acord, es podran preveure sistemes per sotmetre les controvèrsies a arbitratge.
k) Causes d’extinció del conveni, en els termes establerts a l’article 7 de la present Normativa.
l) Condicions del tractament de les dades personals dels representants de les parts signants i, en el cas que l’assoliment de l’objecte del conveni impliqui el tractament de dades personals, determinació dels rols i obligacions de cada part en relació a aquest tractament.
Article 7. Extinció dels convenis
1. Els convenis s’extingeixen pel compliment de les actuacions que constitueixen el seu objecte, o per incórrer en causa de resolució.
2. Són causes de resolució a més de les que estableix l'article 51.2 de la Llei 40/2015, o normativa aplicable en cada moment, les que es pactin al propi conveni específicament.
3. Els efectes de l'extinció seran els establerts a l'article 52 de la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, del sector públic.
Títol 2. Tràmits preceptius per a la subscripció de convenis
Article 8. Inici del procediment
1. L’inici del procediment de signatura d’un conveni correspon a qualsevol unitat acadèmica o administrativa de la Universitat o del seu professorat, que actuarà com a unitat administrativa de tramitació. En el cas dels convenis a iniciativa del professorat, la proposta haurà de comptar amb l’autorització del titular de la unitat acadèmica afectada. En el cas dels convenis de mobilitat, l’inici correspondrà al coordinador o coordinadora d’intercanvis que actuarà com a promotor en aquest cas.
2. La unitat acadèmica o administrativa, o el professor o professora que iniciï el procediment, haurà de complimentar una memòria justificativa, on consti:
- La justificació del conveni.
- L'entitat o entitats amb les quals se signarà.
- La indicació de si hi ha un conveni general previ.
- Objecte del conveni
- El caràcter no contractual de l'activitat.
- En el seu cas, l’autorització del titular de la unitat acadèmica corresponent.
- L’impacte econòmic de l’activitat.
A aquests efectes s’entén per “impacte econòmic”:
a) Les despeses i els ingresos associats a l’objecte del conveni que es preveu reconèixer i liquidar. S’indicarà el concepte, la partida del pressupost i els exercicis pressupostaris afectats.
b) Els compromisos per a la utilització de recursos i serveis de suport propis de la comunitat universitària. S’indicaran els recursos i serveis oferts i s’acordarà la seva prestació i condicions amb la unitat acadèmica o administrativa corresponent.
3. Si es disposa d'un esborrany de conveni, s'adjuntarà a la proposta.
4. En cap cas s'adjuntarà una proposta de conveni ja signada per l'altra entitat.
5. En propostes de conveni redactades en una llengua estrangera per raó de la nacionalitat de l'entitat signant, els serveis i les unitats administratives que tramitin o que informin el conveni podran demanar-ne una versió en català.
6. Les addendes a un conveni, ja siguin de pròrroga o de modificació del conveni principal, així com les propostes de denúncia per finalitzar un conveni, seguiran la tramitació prevista per les propostes de conveni. En el cas de les propostes de denúncia, s'ha d'adjuntar un informe sobre les causes i si hi ha pendents d'execució compromisos adquirits en el conveni.
Article 9. Tramitació
1. La tramitació d'un conveni correspon a un servei o unitat administrativa, sense perjudici de qui iniciï el procediment:
- Si la iniciativa és d’un professor o professora o d’una unitat acadèmica, la unitat administrativa de tramitació serà la unitat de gestió i administració de l’àmbit de la unitat acadèmica, o el servei o unitat administrativa especialitzat en la matèria del conveni.
- Si la iniciativa és d’un servei o unitat administrativa, la unitat administrativa de la tramitació serà aquest mateix servei o unitat.
- Si la iniciativa és del Rectorat o de la Gerència, aquests assenyalaran quina és la unitat administrativa de tramitació.
2. La unitat administrativa de tramitació, revisarà, modificarà o adaptarà aquells aspectes que ho requereixin de l’esborrany de conveni facilitat pel promotor, amb l'informe, si s'escau, de l'Assessoria Jurídica o altres serveis o unitats administratives de la Universitat. En el cas que el promotor no faciliti un esborrany de conveni, la unitat administrativa de tramitació n’elaborarà un de nou. En ambdós casos la unitat administrativa de tramitació actuarà de comú acord amb el promotor del conveni.
3. La unitat administrativa de tramitació obrirà un expedient administratiu, d'acord amb les normes del sistema de gestió documental i arxiu de la UPF, que inclourà els documents corresponents.
4. Per aquells convenis amb impacte econòmic segons allò previst a l’article 8.2, previ a la conformitat establerta a l’apartat anterior, es requerirà a més l’autorització del Gerent i de la unitat administrativa de tramitació.
Article 10. Tramitació especial per a certs convenis internacionals
En el cas de conveni amb subjectes de dret internacional que siguin constitutius de tractat internacional, d'acord internacional administratiu o d'acord internacional no normatiu, seran sotmesos al que estableix la legislació de l'Estat en aquesta matèria, sens perjudici de complir les fases de tramitació previstes en aquesta normativa.
Article 11. Signatura
1. La signatura dels convenis administratius elaborats a l’empara de la present Normativa, correspon al rector o rectora de la Universitat, o a l’òrgan en qui delegui.
2. Els convenis seguiran, en principi, les normes lingüístiques de la UPF.
3. Els convenis se signen en fons blanc sense senyals corporatives, llevat que les entitats signants acordin incorporar el logotip o senyal de totes les institucions signants.
4. La unitat administrativa de tramitació elevarà el conveni a l’òrgan competent per la seva signatura, conjuntament amb els documents que formen part de l'expedient administratiu.
Article 12. Difusió
1. El servei o unitat administrativa que tramita el conveni custodiarà l'expedient del conveni, d'acord amb el model de gestió documental i arxiu de la Universitat i donarà trasllat d'un exemplar original a l'entitat o entitats signatàries.
2. També ha de fer arribar una còpia del conveni a aquelles unitats acadèmiques o administratives de la UPF directament implicades en el seu compliment i execució. Quan el conveni prevegi moviments econòmics, s'hauran de comunicar al Servei de Pressupostos i Finances.
Article 13. Registre de Convenis
1. La Universitat crearà el Registre de Convenis als efectes de publicitat i control dels convenis subscrits per la Universitat sotmesos a aquesta normativa.
2. El Registre de Convenis queda adscrit a la Secretaria General.
3. El servei o unitat administrativa que ha tramitat el conveni l’ha de fer arribar al Registre de Convenis junt amb la informació necessària per la seva inscripció, segons el que aquest indiqui.
Article 14. Informació als òrgans de govern de la UPF
La Gerència haurà de fer arribar al Consell Social informació de manera periòdica sobre els convenis que suposen ingressos o despeses.
La Secretaria General informarà periòdicament al Consell de Govern dels convenis inscrits en el Registre de Convenis.
Article 15. Tramitació als òrgans de control extern
Els convenis subscrits que superin els 600.000 euros, o la xifra que s'estableixi en cada moment en la legislació, així com les seves modificacions, pròrrogues o extinció, seran remesos per la Gerència a l'òrgan o òrgans externs de fiscalització de comptes de la Universitat
Disposició addicional primera. Creació del Registre de Convenis
1. S'autoritza el rector o rectora a crear, per resolució, el Registre de Convenis i a determinar les seves característiques.
2. Mentre no estigui en marxa el Registre de Convenis, els convenis es continuaran inscrivint a l'Arxiu de Convenis i custodiantse l'original en l'esmentat Arxiu.
Disposició addicional segona.
Disposició addicional tercera. Procediment electrònic
En el cas que el procediment de tramitació de convenis sigui electrònic, el rector o rectora en farà les adaptacions oportunes.
Disposició addicional quarta. Adaptació dels convenis vigents subscrits
Els convenis signats per la Universitat s'han d'adaptar a la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, del sector públic, en el termini de tres anys a comptar des de l'entrada en vigor de la Llei; això és, l'1 d'octubre del 2019. Això no obstant, l'adaptació serà automàtica en allò que es refereix al termini de vigència dels convenis. Els convenis que no tinguin fixat un termini o, si el tenen, tinguin prevista una pròrroga tàcita per temps indefinit, el termini de vigència serà de quatre anys a comptar des de l'entrada en vigor de la Llei; això és, l'1 d'octubre del 2020.