Resolució del gerent d'1 de juny del 2004 d'instrucció sobre compulsa de documents a la UPF

 

L'article 35 c) de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, reconeix el dret dels ciutadans a obtenir una còpia segellada dels documents originals que presentin a l'administració així com el dret a que aquests originals els hi siguin retornats llevat que hagin de figurar en el procediment.

Per a l'eficàcia d'aquests drets l'article 38.5 de la mateixa norma preveu que els ciutadans puguin adjuntar una còpia dels documents que presentin amb les seves sol·licituds, escrits i comunicacions. Aquesta còpia amb l'acarament previ amb l'original per part del Registre en el qual es presenti la sol·licitud, s'ha de trametre a l'òrgan destinatari i tornar l'original al ciutadà. Quan l'original hagi de constar en el procediment s'ha de lliurar la còpia al ciutadà, un cop segellada pel Registre, amb la comprovació prèvia de la identitat amb l'original.

D'altra banda l'article 46 de la citada Llei 30/1992, regula l'eficàcia de les còpies dels documents dels quals els originals obren en poder de l'administració.


Per a l'adequada aplicació d'aquestes normes en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra esdevé necessari dictar la següent


RESOLUCIÓ

Primer. Aportació de documents originals als procediments.

1. Quan les normes reguladores del procediment o actuació administrativa requereixin l'aportació de documents originals per part dels ciutadans juntament amb els seus escrits o sol·licituds, aquests tindran dret a l'expedició per part del Registre, o de la unitat davant la qual es presentin les sol·licituds en el cas que el procediment així ho estableixi, d'una còpia segellada del document original en el moment de la seva presentació.

2. El ciutadà aportarà amb el document original una còpia del mateix. El Registre o la unitat administrativa en què es presenti comprovarà la identitat de la còpia amb l'original, i remetrà la sol·licitud de l'interessat juntament amb el document original a l'òrgan destinatari, i lliurarà la còpia al ciutadà diligenciada amb un segell en el qual constin les dades següents:

-data de lliurament del document original i lloc de presentació.

-òrgan destinatari del document original i referència a l'objecte del procediment pel qual s'aporta.

3. La còpia segellada acreditarà que el document original es troba en poder de la Universitat. Un cop finalitzat el procediment el ciutadà podrà sol·licitar la devolució de l'original. En el moment que la Universitat retorni l'original al ciutadà aquest lliurarà a la Universitat la còpia segellada.

Segon. Aportació de còpies compulsades al procediment

1. Quan les normes reguladores del procediment o actuació administrativa permetin l'aportació de còpies compulsades de documents originals, els ciutadans podran exercir el dret a la immediata devolució d'aquests per part del Registre o unitat administrativa davant la qual es presenti l'escrit o sol·licitud a la qual s'hagi d'acompanyar la còpia compulsada.

2. El ciutadà aportarà juntament amb l'original una còpia del mateix. El Registre o la unitat administrativa en què es presenti comprovarà la identitat de la còpia amb l'original, retornarà l'original al ciutadà i remetrà la sol·licitud juntament amb la còpia compulsada a l'òrgan destinatari.

El segell de compulsa indicarà la data de presentació i la identificació de l'òrgan que expedeix la còpia compulsada.

3. Si el ciutadà aportés una còpia ja acarada i legalitzada davant Notari no serà necessària la presentació simultània de l'original.

4. La còpia compulsada tindrà el mateix valor que l'original en el procediment concret al qual s'incorpori.

Tercer. Expedició de còpies de documents originals que obrin en poder de l'administració

1. Els ciutadans podran sol·licitar, en qualsevol moment, l'expedició de còpies dels documents que formin part de procediments finalitzats en la data de sol·licitud. Les sol·licituds podran ser denegades en els casos que estableix l'article 37 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.

2. La còpia serà expedida per la unitat administrativa que custodiï l'expedient i contindrà un segell en el que consti l'autenticitat de la mateixa, la data d'expedició, l'òrgan que l'expedeix i la persona responsable de l'expedició

3. Correspondrà a la unitat administrativa que tingui la custòdia d'un expedient administratiu l'expedició de còpies dels documents que obrin en aquest expedient quan aquestes hagin de ser aportades per la UPF a un procediment administratiu o judicial..

Quart.

No s'expediran per part de les diferents unitats administratives altres còpies que les regulades en aquesta instrucció. En particular, no es compulsaran per part del Registre o de les unitats administratives receptores de documents, les còpies de documents originals quan aquestes còpies no acompanyin sol·licituds o escrits que es presentin pel ciutadà en el mateix Registre o unitat.

Cinquè.

Als efectes del previst als articles primer i segon totes les unitats administratives receptores de documents disposaran de segells de compulsa en el qual constaran les dades esmentades en els articles referits.

Sisè.

Als efectes del previst al l'article tercer totes les unitats administratives que custodiïn documents originals disposaran d'un segell que acrediti l'autenticitat de les còpies, en el qual quedarà suficientment identificat l'òrgan que l'expedeix i la persona responsable de l'expedició.

Setè.

Quan els membres de la Comunitat Universitària hagin de presentar documents en procediments administratius seguits en d'altres administracions, s'indicarà als interessats que han de seguir les normes concretes del procediment en què intervinguin, en especial les relatives als llocs de presentació dels documents i a la d'aportació d'originals o còpies compulsades. En tot cas s'indicarà que l'acarament (la compulsa) de l'original amb la còpia correspon efectuar-lo al Registre on hagin de presentar les sol·licituds.


Pere Fons i Vilardell
Gerent

Barcelona, 1 de juny de 2004