Per Resolució del rector de 5 d'abril del 2013 es va implantar el procés de digitalització i de signatura electrònica de les actes de primera qualificació de la UPF. Inicialment, amb una prova pilot a determinats centres i, després, mitjançant una generalització en els centres i els departaments.

Aquest procés de digitalització ha suposat una millora en la gestió, que ha assolit un 90% del total de les actes disponibles de grau, ha representat una gestió més eficient de les actes, la reducció dels terminis de signatura per part dels professors i la reducció del volum de paper.

Això no obstant, les dificultats tecnològiques per implantar la signatura electrònica requereixen una simplificació d'aquest procés, sense perdre seguretat tant en l'autenticació dels professors que hi intervenen com en la signatura, a partir de la incorporació de la signatura automatitzada amb segell d'òrgan i de la conservació de les evidències electròniques del procés.

Vist l'article 124.1 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra i l'acord del Consell de Govern de 17 de febrer del 2016, sobre les actes de qualificació;

Vist el que disposen les lleis 11/2007, de 22 de juny, d'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics; 29/2010, de 3 d'agost, de l'ús de mitjans electrònics al sector públic de Catalunya; 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica; els Reials Decrets 3/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l'Esquema Nacional de Seguretat en l'àmbit de l'administració electrònica i normes de desenvolupament, i el 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat en l'àmbit de l'administració electrònica i normes de desenvolupament;

Atès el que estableixen els articles 51 i següents de Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la Universitat Pompeu Fabra, aprovat per Acord del Consell de Govern de 26 de gener del 2011;

En ús de les competències que m'atorguen l'article 52 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra i els articles citats del Reglament d'ús dels mitjans electrònics i del procediment administratiu electrònic en l'àmbit de la UPF,

 

HE RESOLT:

Primer. Digitalització del procés

Implantar el procés de digitalització i de signatura electrònica de les actes de qualificació dels estudis oficials i propis de grau i de màster de la UPF, d'acord amb el previst en aquesta resolució.

 

Segon. Destinataris

Són destinataris del procés els professors responsables de les assignatures i altre personal acadèmic i administratiu, conforme a l'acord del Consell de Govern de 17 de febrer del 2016.

 

Tercer. Objecte de la digitalització

La digitalització del procés consisteix en el fet  que les actes de qualificació de les assignatures d'estudis oficials i propis de la UPF es generen mitjançant una acta creada electrònicament i la seva signatura electrònica.

 

Quart. Procediment de qualificació, tancament i signatura electrònica

1. El professor o professora responsable de l'assignatura accedeix, d'acord amb el pla docent, a l'acta de qualificació mitjançant el sistema d'autenticació del Campus Global. Una vegada generada en el sistema, el professor o professora la completa introduint les qualificacions obtingudes per l'estudiant. Un cop confirmat pel professor o professora que les qualificacions s'incorporen a l'acta, el professor o professora procedeix a tancar-la amb una signatura ordinària de codi i contrasenya donada pel sistema. A continuació, el sistema signarà l'acta amb el segell d'òrgan d'actuacions automatitzades de la UPF.

2. En l'acta de qualificació hi constaran els noms dels professors que han intervingut en la docència i l'avaluació de l'assignatura, i que, si escau, han participat en la qualificació de l'acta d'aquesta assignatura.

3. En cas de situacions excepcionals en què la norma general estableix que el professor o professora responsable de l'assignatura d'acord amb el pla docent no pugui qualificar i tancar l'acta de qualificació s'estarà al que preveu l'acord del Consell de Govern de 17 de febrer del 2016.

 

Cinquè. Signatura amb segell d'òrgan

La signatura amb segell d'òrgan d'actuacions automatitzades de l'acta de qualificació és detached, d'acord amb la política de gestió documental de la UPF.

 

Sisè. Conservació i arxiu

Es garanteix la conservació permanent de l'acta de qualificació en el gestor documental de la UPF, de les evidències electròniques de tancament i signatura generada en el repositori d'e-logs del CSUC, d'acord amb l'establert als annexos 1 i 2 d'aquesta resolució, així com el seu accés i consulta segons els criteris establerts a la normativa vigent.

 

Disposicions addicionals

Primera. En els casos excepcionals en què l'acta es generi en paper, serà signada manuscritament pel professor o professora responsable de l'assignatura.

Les actes que es generin en paper i que continguin signatura manuscrita, seran digitalitzades de manera segura i es conservaran en suport digital, segons l'acord 1/2010 de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental.

Segona. Les actes de qualificació signades electrònicament mitjançant el procediment establert per Resolució de 5 d'abril del 2013 es conservaran conforme el que es preveia en aquella resolució.

Tercera. Les actes de qualificació signades electrònicament mitjançant el procediment establert per resolució de 5 d'abril del 2013, i que per motius tècnics no va resultar possible completar la signatura de les actes signades a XAdES-A, es conserven amb el procediment especial de compleció de la signatura mitjançant el segell d'òrgan d'actuacions automatitzades de la Universitat Pompeu Fabra, d'acord amb el procediment establert per Resolució de 18 de març del 2015.

 

Disposició derogatòria.

A partir de l'entrada en vigor d'aquesta resolució es deixen sense efecte les resolucions de 5 d'abril del 2013 i de 18 de març del 2015.

 

Disposició final.  El procés de digitalització conforme a aquesta resolució es posarà en marxa per a les actes de qualificació del segon trimestre del curs 2015-2016.

 

Annex  1. Evidència que es conservarà en el repositori d'elogs del CSUC

L'evidència que es dipositarà al repositori d'elogs del CSUC estarà formada pels elements següents:

1. Número de seqüència incremental (IDSEQUENCIA)

2. Identificador del tipus d'evidència (IDEVIDENCIA)

3. Organisme al qual pertany l'evidència (ORGANISME)

4. Moment en què l'usuari ha donat el seu consentiment per signar el fitxer utilitzant signatura ordinària (DATAHORA)

5. Identificador del procés depenent de l'evidència (IDPROCES)

6. Usuari que fa l'acció (IDUSUARI)

7. Número de seqüència (SEQ)

8. Document identificatiu de l'usuari que fa l'acte de signatura (IDENTITAT_DOCUMENT)

9. Nom i cognoms de l'usuari que fa l'acte de signatura (IDENTITAT_NOMCOMPLET)

10. NIS de l'usuari que fa l'acte de signatura (IDENTITAT_NIS)

11. Nom del document que s'ha de signar (DOCUMENT_NOM)

12. Número del document que s'ha de signar (DOCUMENT_NUM)

13. Fitxer xml evidenciesSignaturaOrdinària codificat en base 64 -conté evidències d'autenticació i signatura, hashdocument i metadades- (SIGNATURA_ORDINARIA)

14. Indicador booleà que mostra si s'ha enviat per correu electrònic un avís conforme s'ha fetla signatura ordinària (AVIS_EMAIL_ENVIAT)

15. Llistat d'adreces de correu destinatàries de l'avís separades per comes (AVIS_EMAIL_TO)

16. Llistat d'adreces de correu en còpia de l'avís separades per comes (AVIS_EMAIL_CC)

17. Traces de l'enviament del missatge codificat en Base64 (AVIS_EMAIL_LOGS)

 
Annex 2. Evidència que es conservarà al sistema de gestió documental de la UPF

L'evidència que es conservarà al sistema de gestió documental de la UPF estarà formada pels elements següents:

1. Data de l'acte de signatura (timestamp)

2. Identificador del procés d'autenticació de l'usuari que fa l'acte de signatura (identificador)

3. Mètode amb el qual l'usuari s'ha autenticat (metode)

4.  Document identificatiu de l'usuari que fa l'acte de signatura (document)

5.  Nom i cognoms de l'usuari que fa l'acte de signatura (nomComplet)

6.  NIS de l'usuari que fa l'acte de signatura (nis)

7.  Evidències d'autenticació de l'usuari:

a.  Autenticació al Campus Global (sso-autenticacio): NIS de la persona que s'autentica, data i hora i Resultat de l'operació.

b.  Autenticació a CDS (cds-autenticacio): NIS de la persona que s'autentica, data i hora, resultat de l'operació

c.  Tancament de l'acta a CDS: NIS de la persona que fa el tancament de l'acta, data i hora, resultat de l'operació.

8.  Nom del document a signar (nom)

9.  Número del document que s'ha de signar (num)

10. Resum criptogràfic (hash) del document que s'ha de signar (resum)

11. Algorisme usat per calcular el resum criptogràfic (algorisme)

 

 

Jaume Casals Pons
Rector

Barcelona, 29 de febrer del 2016