Resolució de 22 de gener de 2018 per la qual s'estableix un nou procediment per a l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació
Les diferents normatives de la UPF sobre l'avaluació dels ensenyaments en qualsevol dels cicles preveuen l'obligació dels professors de guardar els exàmens i els documents base de la qualificació. La conservació s'ha de garantir al llarg d'un període d'un any, des de la data de tancament de les actes de qualificacions.
D'acord amb aquesta premissa, la resolució de Secretari General d'11 de març del 2011 estableix el procediment sobre l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació, recull els criteris aprovats a la taula d'avaluació documental núm. 302 (DOGC núm. 3010, de 8 de novembre de 1999), de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria Documental de la Generalitat de Catalunya i l'Estatut de l'Estudiant Universitari, aprovat pel Reial Decret 1791/2010, de 30 de desembre, que també preveu l'obligació dels professors de conservar el material escrit, en suport paper o electrònic, de les proves d'avaluació o, en el seu cas, la documentació corresponent a les proves orals, fins la finalització del curs acadèmic següent en els termes previstos a la normativa autonòmica i de la mateixa universitat, i que en els supòsits de petició de revisió o de recurs contra la qualificació i, d'acord amb la citada normativa, hauran de conservar-se fins que hi hagi resolució ferma.
A fi i efecte d'agilitzar i millorar el control de l'eliminació d'aquesta documentació s'implantarà un nou circuit documental pel procediment d'eliminació d'exàmens i treballs base de qualificació, que mitjançant la generació d'un formulari a partir de la reutilització de les dades que la Universitat gestiona permeti incorporar-les al Registre d'eliminacions de documents de la Universitat. El nou procediment suposarà una reducció de temps de dedicació en l'elaboració dels documents de sol·licitud d'eliminació i, alhora, serà una garantia de compliment de la normativa vigent.
És per això que el procediment per a l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació queda redactat com segueix:
1. Pel que fa al professor
1.1. Per tal d'assegurar la possibilitat de revisar les qualificacions, els professors hauran de conservar els exàmens i els documents base de la qualificació (treballs i altra documentació que serveixin per qualificar) durant un any des de la signatura de les actes, moment a partir del qual es trametran a l'Arxiu de la Universitat, a fi que es procedeixi a la seva destrucció física, d'acord amb aquesta instrucció establerta a l'efecte.
1.2. El professor haurà de conservar els exàmens i els documents base de la qualificació -tant els escrits com els lliurats en un altre tipus de suport com, per exemple, enregistraments sonors, audiovisuals o electrònics- en capses o sobres tancats al seu despatx durant un any des de la signatura de les actes. En cap cas es pot eliminar un examen o un document base de la qualificació que estigui sotmès a un procés de revisió en via administrativa o judicial, fins que hi hagi resolució ferma.
1.3. El lliurament de les esmentades capses o sobres haurà d'anar acompanyat del formulari de sol·licitud d'eliminació d'exàmens i treballs, que facilitarà l'Arxiu a través de la secretaria de la unitat de gestió corresponent, on s'indicaran les assignatures de les quals s'eliminen exàmens i/o treballs.
1.4. Els exàmens d'una assignatura mai no s'han de barrejar amb els exàmens d'altres o amb altres documents sobrers per destruir. La seva identificació és essencial per tal de localitzar-los o destruir-los correctament.
1.5. Els models d'examen s'hauran d'arxivar a l'expedient de l'assignatura a la secretaria, i la seva conservació serà permanent.
1.6. Els enregistraments d'exàmens orals i els treballs en un suport diferent del paper, com els enregistraments audiovisuals o electrònics, s'hauran d'arxivar en contenidors apropiats o capses d'arxiu definitiu al despatx del professor, fins que una vegada transcorregut l'any preceptiu s'enviïn a l'Arxiu de la Universitat per a la seva destrucció.
1.7. Quan un professor deixi d'estar vinculat a la UPF, o prevegi una absència de llarga durada o situació similar que dificulti la ràpida localització d'un examen, haurà de lliurar els seus exàmens a la secretaria de la unitat de gestió corresponent.
1.8. En el cas dels treballs d'una assignatura, una vegada transcorregut el termini preceptiu, l'estudiant podrà recuperar el seu treball. En cas contrari, es destruirà, tal com s'ha indicat anteriorment. Igualment, es recomana que el professor aconselli els estudiants de conservar una còpia dels seus treballs durant aquest període. Tanmateix, l'autoritat acadèmica podrà proposar la conservació dels treballs considerant-ne la vàlua, com ara els treballs de final de carrera, sempre que compti amb l'autorització de l'estudiant.
2. Pel que fa a la secretaria de la unitat de gestió
2.1. La secretaria trametrà a cada professor els formularis de sol·licitud d'eliminació d'exàmens i treballs.
2.2. La secretaria ha de preveure l'arxiu i la conservació dels documents als quals fan referència l'apartat 1.7.
2.3. En el cas que la secretaria hagi d'enviar per destruir els documents als quals fa referència l'apartat 1.7, es trametran a l'Arxiu en capses degudament identificades, amb la sol·licitud signada pel professor, o l'autoritat acadèmica corresponent en el seu defecte, dins un sobre de correu intern, seguint el procediment establert per a l'enviament de documentació per eliminar.
2.4. La secretaria adherirà a la capsa o al sobre un rètol especial que indiqui "documents per destruir", d'acord amb el model facilitat per l'Arxiu.
2.5. La secretaria podrà trametre els exàmens i la documentació esmentada a l'Arxiu de la Universitat sense un calendari previ i al llarg de tot l'any, sempre que l'Arxiu no indiqui el contrari.
3. Pel que fa a l'Arxiu
3.1. L'Arxiu elaborarà els formularis de sol·licitud d'eliminació d'exàmens i treballs a partir del fitxer informàtic que el Servei de Gestió Acadèmica li facilitarà amb les dades dels professors, estudis i assignatures del curs anterior, i els distribuirà a les secretaries de les unitats de gestió per tal que els facin arribar als professors que hi estiguin adscrits.
3.2. Els exàmens i els documents base de les qualificacions que es rebin a l'Arxiu per a la seva eliminació es dipositaran en contenidors blindats que es lliuraran a una empresa per a la destrucció certificada i confidencial.
3.2. Finalment, es donarà compliment a les formalitats establertes per la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya, en relació amb el registre de destrucció de documentació i les notificacions corresponents.
Pere Torra i Pla
Secretari general
Barcelona, 22 de gener 2018