Resolució d'11 de març del 2011 per la qual es modifica l'Instrucció 01/2004 de l'Arxiu de la Universitat, per la qual s'estableix el procediment per a l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació
Les diferents normatives de la UPF sobre l'avaluació dels ensenyaments en qualsevol dels cicles preveuen l'obligació dels professors de guardar els exàmens i els documents base de la qualificació.
La conservació s'ha de garantir al llarg d'un període mínim d'un any des de la data de tancament de les actes de qualificacions.
D'acord amb aquesta premissa, la Instrucció 01/2004 de l'Arxiu de la Universitat estableix el procediment sobre l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació. Aquesta instrucció recull els criteris aprovats a la taula d'avaluació documental núm. 302 (DOGC núm. 3010, de 8 de novembre de 1999), de la Comissió Nacional d'Avaluació i Tria Documental de la Generalitat de Catalunya. L'Estatut de l'Estudiant Universitari, aprovat pel Reial Decret 1791/2010, de 30 de desembre, també preveu l'obligació dels professors de conservar el material escrit, en suport paper o electrònic, de les proves d'avaluació o, en el seu cas, la documentació corresponent a les proves orals, fins la finalització del curs acadèmic següent en els termes previstos a la normativa autonòmica i de la mateixa universitat, i que en els supòsits de petició de revisió o de recurs contra la qualificació i, d'acord amb la citada normativa, hauran de conservar-se fins que hi hagi resolució ferma.
Atès, d'altra banda, que el suport d'aquests documents pot ser qualsevol format, cal modificar la Instrucció per tal de preveure també com es conserven.
És per això que la Instrucció 01/2004 per la qual s'estableix el procediment per a l'eliminació d'exàmens i documents base de la qualificació queda redactada com segueix:
1. Pel que fa al professor
1.1. Per tal d'assegurar la possibilitat de revisar les qualificacions, els professors hauran de conservar els exàmens i els documents base de la qualificació (treballs i altra documentació que serveixin per qualificar) durant un any des de la signatura de les actes, moment a partir del qual es trametran a la secretaria de l'òrgan acadèmic corresponent, a fi que es procedeixi a complimentar els requisits per a la seva destrucció física, d'acord amb aquesta instrucció establerta a l'efecte.
1.2. El professor haurà de conservar els exàmens i els documents base de la qualificació -tant els escrits com els lliurats en un altre tipus de suport com, per exemple, enregistraments sonors, audiovisuals o electrònics- en capses o sobres tancats al seu despatx durant el període esmentat. En cap cas es pot eliminar un examen o un document base de la qualificació que estigui sotmès a un procés de revisió en via administrativa o judicial, fins que hi hagi resolució ferma.
1.3. En el cas dels exàmens o dels treballs dels estudis de grau, s'han de trametre a la secretaria del centre o estudi que imparteixi el pla d'estudis al qual correspon l'assignatura; i a la secretaria del departament, els exàmens o els treballs del postgrau dels quals siguin responsables.
1.4. El lliurament de les esmentades capses o sobres ha d'anar acompanyat d'una indicació escrita en la qual es faci constar: el nom del professor, el nom de l'assignatura i la data o mes de l'examen. En el cas dels enregistraments sonors dels exàmens orals i dels enregistraments audiovisuals o electrònics, o altres suports dels treballs base de la qualificació, s'ha d'adherir una etiqueta a la capsa o funda que contingui el document base de la qualificació amb les mateixes dades identificatives anteriors.
1.5. Els exàmens d'una assignatura mai no s'han de barrejar amb els exàmens d'altres o amb altres documents sobrers per destruir. La seva identificació és essencial per tal de localitzar-los o destruir-los correctament.
1.6. Els models d'examen s'hauran d'arxivar a l'expedient de l'assignatura a la secretaria, i la seva conservació serà permanent.
1.7. Els enregistraments d'exàmens orals i els treballs en un suport diferent del paper, com els enregistraments audiovisuals o electrònics, s'hauran d'arxivar en contenidors apropiats o capses d'arxiu definitiu al despatx del professor, fins que una vegada transcorregut l'any preceptiu es dipositin a la secretaria corresponent per enviar-los a l'Arxiu.
1.8. Quan un professor deixi d'estar vinculat a la UPF, o prevegi una absència de llarga durada o situació similar que dificulti la ràpida localització d'un examen, haurà de lliurar els seus exàmens a la secretaria corresponent.
1.9. En el cas dels treballs d'una assignatura, una vegada transcorregut l'any preceptiu, l'estudiant podrà recuperar el seu treball. En cas contrari, es destruirà, tal com s'ha indicat anteriorment. Igualment, es recomana que el professor aconselli els estudiants de conservar una còpia dels seus treballs durant aquest període. Tanmateix, l'autoritat acadèmica podrà proposar la conservació dels treballs considerant-ne la vàlua, com ara els treballs de final de carrera, sempre que compti amb l'autorització de l'estudiant.
2. Pel que fa a la secretaria
2.1. La secretaria ha de preveure l'arxiu i la conservació dels documents als quals fan referència els anteriors apartats 1.6 i 1.8
2.2. La secretaria omplirà una sol·licitud d'eliminació de documents, d'acord amb el model facilitat per l'Arxiu, en la qual es farà constar l'autorització signada del professor o de l'autoritat acadèmica corresponent en el seu defecte.
2.3. La secretaria trametrà els exàmens i els treballs dels estudiants a l'Arxiu de la Universitat, sigui quin sigui el suport o format, juntament amb la sol·licitud esmentada, dins un sobre de correu intern, per fer-ne efectiva l'eliminació immediata.
2.4. La secretaria adherirà a la capsa o al sobre un rètol especial que indiqui "documents per destruir", d'acord amb el model facilitat per l'Arxiu.
2.5. La secretaria podrà trametre els exàmens i la documentació esmentada a l'Arxiu de la Universitat sense un calendari previ i al llarg de tot l'any, sempre que l'Arxiu no indiqui el contrari.
3. Pel que fa a l'Arxiu
3.1. Els exàmens i els documents base de les qualificacions es dipositaran en contenidors blindats que es lliuraran a una empresa per a la destrucció certificada i confidencial.
3.2. Finalment, es donarà compliment a les formalitats establertes per la Comissió Nacional d'Accés i Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya, en relació amb el registre de destrucció de documentació i les notificacions corresponents.
Josep Fargas Fernández
Secretari general
Barcelona, 11 de març del 2011