Acord de la Comissió Gestora de 28 de setembre de 1993, modificades per la resolució de la secretària general de 13 de gener de 1995 i per la resolució del secretari general de 19 de setembre del 2002

L'objecte del Registre és l'anotació de tot escrit o comunicació que sigui presentat o rebut en qualsevol unitat administrativa de la Universitat Pompeu Fabra, i l'anotació de la sortida d'escrits i comunicacions oficials adreçades a altres organismes o a particulars.

El Registre General de la UPF està mecanitzat i integrat informàticament per la qual cosa es podran realitzar els assentaments des dels següents edificis:

  • Mercè
  • Balmes (Administració d'Àrea d'Estudis, Servei de Gestió Acadèmica i Biblioteca)
  • Rambla
  • Estació de França

En el cas que sigui necessari es podran crear Registres auxiliars que hauran de comunicar al Registre General totes les anotacions realitzades.

El registre de documents al Registre General es materialitzarà en el Llibre de Registre, que tindrà suport magnètic. Els Registres auxiliars tindran suport documental o mecanitzat, segons escaigui.

Es portaran dos Llibres de registre, un per les entrades i un per les sortides. La numeració s'iniciarà cada primer d'any, a partir del número 1.

Els assentaments s'anotaran respectant l'ordre temporal de recepció o sortida dels escrits i comunicacions.

L'horari del registre serà:

Jornada normal

De dilluns a dijous de les 9.00 hores a les 14.00 hores i de les 15.30 hores a les 17.00 hores.

Divendres: de les 9.00 hores a les 14.00 hores.

Jornada intensiva

De dilluns a divendres de les 9.00 hores a les 14.00 hores.

 

1.- Registre d'entrada:

Tot escrit o document que provingui de l'exterior i estigui adreçat a la Universitat Pompeu Fabra entrarà pel Registre General o, en el seu cas, auxiliar.

En el corresponent Llibre Registre d'Entrades s'anotarà el següent:

  • Número d'ordre.
  • Epígraf expressiu de la naturalesa de l'escrit (ofici, notificació, comunicació, recurs, resolució, expedient, instància, certificat, edicte, denúncia, carta, altres)
  • Data de l'escrit
  • Data d'entrada i hora de presentació
  • Identificació de l'òrgan administratiu o persona que el remet
  • Òrgan o servei administratiu al quals s'envia per a la seva tramitació
  • Referència al contingut del document
  • Edifici d'entrada

Al mateix temps s'estampillarà el corresponent segell a l'escrit indicant la data en que s'inscriu i el número d'ordre atorgat.

 

2.-Registre de sortida

En el Llibre Registre de sortides es faran les següents anotacions:

  • Número d'ordre
  • Epígraf de la naturalesa de l'escrit
  • Data del document
  • Data de sortida
  • Unitat o servei administratiu de procedència
  • Òrgan o persona a qui s'adreça
  • Referència al contingut del document
  • Edifici de sortida.

 

3.- Documentació registrable

Es registrarà tot document original que vagi signat i que estigui convenientment adreçat a la Universitat Pompeu Fabra. Els documents que per defecte de forma els hi manqui la signatura també es registraran.

De les circulars i disposicions, certificats, factures o documents anàlegs, diskettes, cintes, etc. només es registrarà l'escrit que els acompanyi.

Tot sobre convenientment adreçat que entri pel Registre serà obert, registrada la documentació que contingui en les condicions esmentades al paràgraf anterior, i adreçat a l'Òrgan que correspongui.

Si un sobre està adreçat a un servei o edifici que no es correspon amb el de la seva presentació, s'obrirà i es donarà entrada al document i, per correu intern, s'adreçarà al seu destinatari.

Les unitats administratives no acceptaran cap document registrable al que li manqui el segell d'entrada.

 

4.- Documentació no registrable

  • Sobres adreçats al rector, al president del Consell Econòmic, als vice-rectors i al gerent sense indicació del càrrec.
  • Sobres adreçats als degans i directors, als vice-degans i sots-directors i al professorat amb indicació del seu nom, malgrat indiquin el càrrec acadèmic.
  • Sobres adreçats a persones concretes sense indicació del càrrec o unitat administrativa, o amb indicació de "personal", "privat", o qualsevol altra expressió similar.

En tots aquests casos els sobres no s'obriran i es trametran a la persona que correspongui. Si aquesta verifica que és un document registrable procedirà a retornar-lo al Registre per a que es procedeixi a fer l'assentament corresponent.

Si es rep un sobre o document mal adreçat per:

  • ésser una adreça que no es correspon amb la de cap de les instal× lacions de la Universitat o
  • per no figurar el nom de la Universitat

no s'obrirà i es tornarà a correus o a la persona que el presenti.

No es registrarà la correspondència no oficial del professorat.

No es registraran les comunicacions internes.

Els télex, telegrames, telefax, així com qualsevol altre document obtingut per transmissió a distància, no es registraran.

Tampoc es registraran els impresos de propaganda, revistes, publicacions i en general qualsevol comunicació que no vagi signada original.

L'entrega i la recepció, l'obertura i tramitació dels plecs de proposicions per a optar a concursos i subhastes i els seus documents complementaris se sotmetran a allò que disposi la seva convocatòria i el Reglament General de Contractació.

 

5.- Sistema de funcionament del Registre d'entrada

En cada document registrable s'estampillarà el segell de goma i s'emplenarà amb les dades indicades. Aquest segell també s'estampillarà en la còpia del document si aquesta es presentés.

La persona que presenta el document podrà sol·licitar un rebut en el que consti el dia i hora de presentació així com breu referència de l'assumpte de l'escrit.

A continuació es procedirà a complimentar el Llibre de registre, amb les dades que figuren al punt 1.

Una vegada complimentats aquests tràmits es procedirà a distribuir els documents entre les diferents unitats administratives o acadèmiques.

 

6.- Sistema de funcionament del registre de sortida

La documentació de cada unitat administrativa o acadèmica que ha d'adreçar-se a l'exterior es trametrà de la següent manera:

  • Original de l'escrit, amb la documentació anexa en el seu cas.
  • Còpia de l'escrit.

El registre procedirà a estampillar i complimentar el segell en l'original i en la còpia.

A continuació es complimentarà el Llibre de registre.

Les còpies es retornaran a la unitat originària.

La documentació original s'enviarà al seu destinatari pel mitjà que correspongui.

El procediment descrit als apartats 5 i 6 haurà de realitzar-se en el termini màxim de 24 hores.

 

7.-Es podran emetre certificats dels assentaments registrals autoritzats per la Secretaria de la Comissió Gestora.

  • Els segells de Registre així com el Llibre Registre estaran sota la custòdia i vigilància del personal que tingui assignada la tasca d'enregistrament de documents.
  • Els responsables del funcionament del Registre a cada edifici seran: a Mercè, la Secretària de la Comissió Gestora; a Balmes i a Rambla, les Administradores d'Àrea d'Estudis; la cap del Servei de Gestió Acadèmica i la Directora de la Biblioteca; a l'Estació de França, l'Administrador de l'Àrea d'Estudis.
  • El Registre General s'ubicarà a la recepció de l'edifici de la Mercè i l'accés als punts descentralitzats es farà des dels serveis administratius indicats.