L’article 34 dels Estatuts de la UPF estableix els òrgans de govern i de representació de la Universitat, entre aquests, el secretari o secretària general. Al seu torn, l’article 56 indica les funcions que li corresponen: assistir el rector o rectora en el desenvolupament de les seves funcions i actuar com a fedatari dels acords dels òrgans dels quals és secretari. L’article 56 també disposa que el secretari o secretària general pot delegar competències en el secretari o secretària general adjunt.

La Resolució del rector de 20 de febrer del 2020 va suposar la creació de l’Oficina de la Secretaria General sota la dependència orgànica del secretari o secretària general, o del secretari o secretària general adjunt quan escaigués. I, mitjançant resolució de la rectora del 25 de juliol del 2023, es va establir l’estructura administrativa de la Secretaria General amb la finalitat d’optimitzar els serveis prestats per part de l’Oficina de la Secretaria General, que va passar a denominar-se Unitat Tècnica de la Secretaria General, i també d’optimitzar els serveis prestats per l’Arxiu.

Amb tot, s’ha observat que per gestionar de manera més eficient les funcions i les activitats vinculades al projecte de desplegament de l’administració electrònica i la promoció dels mitjans electrònics per relacionar-se amb els serveis universitaris és millor que la Unitat d’Administració Electrònica, integrada dins del Servei d’Estratègia, Dades i Qualitat, estigui ubicada dins de la estructura de la Secretaria General, i per tant es proposa fer el corresponent canvi d’adscripció d’aquesta unitat.

És per això que, de conformitat amb l’article 180.3 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra, a proposta del gerent, i en ús de les atribucions que m’atorga el mateix article,

HE RESOLT:
Punt únic. Establir l’estructura que dona suport a la Secretaria General.

Article 1. La Secretaria General, al capdavant de la qual hi ha el secretari o secretària general o el secretari o secretària general adjunt, s’organitza en la Unitat Tècnica de la Secretaria General, la Unitat d’Administració Electrònica i l’Arxiu.

1.1. Són funcions de la Unitat Tècnica de la Secretaria General:
a) Donar suport a la gestió dels òrgans de govern col·legiats de caràcter general de la Universitat –el Claustre, el Consell de Govern, la Comissió d’Ordenació Acadèmica– i a les comissions estatutàries següents: la Comissió de Professorat, la Junta Electoral, així com a altres òrgans i comissions que la normativa de la UPF els assigni.
b) Coordinar els processos electorals dels òrgans de govern col·legiats de caràcter general (el Claustre, el Consell de Govern i els previstos per la normativa de la UPF), així com els dels càrrecs unipersonals d’àmbit general i d’àmbit particular.
c) Gestionar els nomenaments i cessaments dels càrrecs acadèmics de la UPF, dels membres de les comissions de la Universitat incloses en el subapartat a), així com dels representants de la UPF en altres entitats.
d) Coordinar els processos de creació i de modificació de l’estructura acadèmica i d’adscripció de centres de la UPF.
e) Gestionar les relacions dels òrgans acadèmics i administratius amb el Consell Social, llevat dels previstos per la normativa pròpia de la UPF, així com administrar les relacions del secretari o secretària general amb el síndic o síndica de Greuges de la UPF.
f) Dur a terme les actuacions per garantir la transparència de la gestió universitària, així com l’accés a la informació pública.
g) Coordinar i supervisar els continguts comuns, els procediments i els serveis de la seu electrònica.
h) Dur a terme les actuacions per fomentar una política d’integritat institucional i els principis ètics i les bones pràctiques d’acord amb els quals ha d’actuar el personal de la UPF.
i) Elaborar la memòria institucional.
j) Publicar, actualitzar i comunicar la normativa pròpia i les disposicions de la Universitat.
k) Gestionar i coordinar el Registre General de la Universitat, tant presencial com electrònic, i donar suport a les diferents seus de registre de la Universitat.
l) Gestionar i coordinar l’Entitat de Registre.
m) Gestionar l’arxivament de convenis i el seu registre.

1.2. Són funcions de la Unitat d’Administració Electrònica:
a) Coordinar les activitats vinculades al desplegament del projecte de l’administració electrònica i fer-ne el seguiment de manera contínua, i promoure la col·laboració entre les unitats implicades en el projecte.
b) Promoure l’ús dels mitjans electrònics per relacionar-se amb els serveis universitaris.
c) Planificar i coordinar la implementació de les aplicacions informàtiques d’administració electrònica, així com la formació dels usuaris.
d) Col·laborar en l’elaboració dels procediments i els circuits d’administració electrònica.
e) Definir la política d’identificació i de signatura electrònica en els procediments i els circuits administratius de la Universitat.
f) Assessorar en relació amb la implementació de la legislació i de la normativa d’administració electrònica en els procediments administratius de la Universitat.
g) Elaborar normatives i promoure l’establiment de millores en els processos gestionats en l’àmbit de l’administració electrònica.
h) Coordinar el disseny dels sistemes automatitzats de registre i gestió documental electrònica i d’arxivament electrònic per assegurar la integritat, l’autenticitat, la fiabilitat i l’accessibilitat de la informació documental dels serveis.

1.3. Són funcions de l’Arxiu:
a) Implementar, coordinar i mantenir el sistema de gestió documental i d’arxivament institucional de la Universitat.
b) Proposar al secretari o secretària general la normativa referent a la documentació i als arxius administratius de la Universitat.
c) Elaborar els instruments de descripció que assegurin el control, l’accés i la recuperació ràpida i eficient de la informació en qualsevol fase del seu cicle de vida i en qualsevol unitat.
d) Avaluar la documentació per tal de proposar-ne la conservació o l’eliminació.
e) Custodiar la documentació provinent dels arxius de gestió per tal de conservar-la en les condicions de seguretat i de preservació més adients.
f) Garantir l’accés i la consulta dels documents custodiats a l’Arxiu a tots els membres de la comunitat universitària i als ciutadans en general, així com proposar mesures de seguretat per protegir els documents essencials i confidencials.
g) Vetllar per la formació en matèria de gestió documental i d’arxivament.
h) Proposar criteris tècnics per al tractament i la conservació dels arxius i dels documents electrònics de la Universitat que n’assegurin la preservació i la consulta en les condicions establertes.

Article 2. Tal com estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril del 2016, la Universitat ha de tenir un delegat o delegada de protecció de dades, que s’adscriu directament al secretari o secretària general.

Disposició derogatòria
Primera. Queda derogada la Resolució de la rectora de 25 de juliol del 2023.

Disposicions finals
Primera. Aquesta resolució entrarà en vigor l’1 de gener del 2024.
Segona. S’autoritza el gerent perquè adopti les mesures oportunes per al desplegament i l’execució d’aquesta resolució.

 

Barcelona, 11 de desembre del 2023
Laia de Nadal Clanchet
Rectora