L’article 34 dels Estatuts de la UPF estableix els òrgans de govern i de representació de la Universitat, entre aquests, el secretari o secretària general. Al seu torn, l’article 56 indica les funcions que li corresponen: assistir el rector o rectora en el desenvolupament de les seves funcions i actuar com a fedatari dels acords dels òrgans dels quals és secretari. L’article 56 també disposa que el secretari o secretària general pot delegar competències en el secretari o secretària general adjunt.

La Resolució del rector de 20 de febrer del 2020 va suposar la creació de l'Oficina de la Secretaria General sota la dependència orgànica del secretari o secretària general, o del secretari o secretària general adjunt quan escaigués.

Atesos els diferents canvis organitzatius i amb la finalitat d’optimitzar els serveis prestats per part de l’Oficina de la Secretaria General i de l’Arxiu, es proposa una nova estructura de les unitats que donen suport a la Secretaria General.

És per això que, de conformitat amb l’article 180.3 dels Estatuts de la Universitat Pompeu Fabra, a proposta del gerent, i en ús de les atribucions que m’atorga el mateix article,

HE RESOLT:

Punt únic. Establir l’estructura que dona suport a la Secretaria General.

Article 1. La Secretaria General, al capdavant de la qual hi ha el secretari o secretària general o el secretari o secretària general adjunt, s'organitza en la unitat tècnica de la Secretaria General i l’Arxiu.

1.1. Són funcions de la unitat tècnica de la Secretaria General:

a) Donar suport a la gestió dels òrgans de govern col·legiats de caràcter general de la Universitat: Claustre, Consell de Govern, Comissió d’Ordenació Acadèmica, i les comissions estatutàries següents: Comissió de Professorat, Junta Electoral, així com d’altres òrgans i comissions que siguin assignades per normativa de la UPF.

b) Coordinar els processos electorals dels òrgans de govern col·legiats de caràcter general (Claustre, Consell de Govern i els previstos per la normativa de la UPF), així com els dels càrrecs unipersonals d’àmbit general i d’àmbit particular.

c) Gestionar els nomenaments i cessaments dels càrrecs acadèmics de la UPF, dels membres de les comissions de la Universitat incloses al subapartat a), així com dels representants de la UPF en altres entitats.

d) Coordinar els processos de creació i de modificació de l'estructura acadèmica i d'adscripció de centres de la UPF.

e) Gestionar les relacions dels òrgans acadèmics i administratius amb el Consell Social, llevat dels previstos per la normativa pròpia de la UPF, així com administrar les relacions del secretari o secretària general amb el síndic o síndica de Greuges de la UPF.

f) Dur a terme les actuacions per garantir la transparència de la gestió universitària, així com l’accés a la informació pública.

g) Coordinar i supervisar els continguts comuns, els procediments i els serveis de la seu electrònica.

h) Dur a terme les actuacions per fomentar una política d’integritat institucional i els principis ètics i les bones pràctiques d’acord amb els quals ha d’actuar el personal de la UPF.

i) Elaborar la memòria institucional.

j) Publicar, actualitzar i comunicar la normativa pròpia i les disposicions de la Universitat.

k) Gestionar i coordinar el Registre General de la Universitat, tant presencial com electrònic, i donar suport a les diferents seus de registre de la Universitat.

l) Gestionar i coordinar l’Entitat de Registre.

m) Gestionar l’arxiu de convenis i el seu registre.

1.2. Són funcions de l’Arxiu:

a) Implementar, coordinar i mantenir el sistema de gestió documental i arxiu corporatiu de la Universitat.

b) Proposar al secretari o secretària general la normativa referent a la documentació i als arxius administratius de la Universitat.

c) Elaborar els instruments de descripció que assegurin el control, l'accés i la recuperació ràpida i eficient de la informació en qualsevol fase del seu cicle de vida i en qualsevol unitat.

d) Avaluar la documentació per tal de fer la proposta de conservació o d'eliminació.

e) Custodiar la documentació provinent dels arxius de gestió per tal de conservar-la amb les condicions de seguretat i preservació més adients.

f) Garantir l’accés i la consulta dels documents custodiats a l'Arxiu a tots els membres de la comunitat universitària i a la ciutadania en general, així com proposar les mesures de seguretat per protegir els documents essencials i confidencials.

g) Vetllar per la formació en matèria de gestió documental i arxiu.

h) Proposar criteris tècnics per al tractament i la conservació dels arxius i dels documents electrònics de la Universitat, que assegurin la seva preservació i consulta en les condicions establertes.

Article 2. Tal com estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril del 2016, la Universitat disposarà d’un delegat o delegada de protecció de dades, que s'adscriu directament al secretari o secretària general.

Disposició derogatòria

Primera. Queda derogada la Resolució del rector de 20 de febrer del 2020 de  creació de l'Oficina de la Secretaria General.

Segona. Queden derogades aquelles resolucions o parts que s’oposin a la present resolució.

Disposicions finals

Primera. Aquesta resolució entrarà en vigor l’1 d’octubre del 2023.

Segona. S'autoritza el gerent perquè adopti les mesures oportunes per al desplegament i l'execució d'aquesta resolució.

La rectora

Laia de Nadal Clanchet

Barcelona, 25 de juliol del 2023